Foreversoft.ru

IT Справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Экспресс блоки word

Экспресс-блоки в MS Word — легкое управление шаблонами документов

Экспресс-блоки упрощают работу с текстовым редактором

Если вам достаточно часто приходится иметь дело с набором текстовых документов выполненных по какому-либо стандарту, то вам должно быть уже хорошо знакома такая замечательная функция текстового редактора MS Word, как экспресс-блоки. С их помощью мы можем заранее настроить ряд часто употребляющихся «смысловых блоков» документа (титульного листа, шапки, стилистики подписей и т.п.), а затем, просто собирать готовый документ из этих блоков, как конструктор Lego.

Особенно хорошо освоить экспресс-блоки MS Word тем, кому по работе часто приходится иметь дело с формами и отчетами. Конечно у вас уже наверняка имеются своеобразные «шаблоны» типовых документов, лежащие где-то на жестком диске компьютера, однако освоив нехитрую технику работы с экспресс-блоками изложенную в этой статье, вы сможете значительно упростить свою работу и оставить больше времени на чай и перекуры 🙂

Пример шаблона который всегда нужен под рукой — реквизиты организации

Создание экспресс-блоков в MS Word

Для начала разберем чисто практический пример часто используемого шаблона — подпись руководителя и реквизиты компании. Откуда обычно вы берете эти данные? Большинство даже квалифицированных пользователей MS Word просто копирует их из другого документа. Но давайте уже будем рациональны!

Первым делом создайте новый документ MS Word и скопируйте туда нужный текст вашего будущего шаблона экспресс-блока. Все выглядит идеально? Тогда продолжаем.

Создаем новый экспресс-блок в MS Word и прощаем себе жизнь

Выделяем нужный фрагмент текста целиком, затем на панели «Вставка» в группе «Текст» находим инструмент «Экспресс-блоки» и щелкаем на него. В раскрывшемся списке выбираем последний пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков».

В появившемся окне вводим осмысленное имя для создаваемого экспресс-шаблона, чтоб не запутаться в дальнейшем, при необходимости описание, в поле «Сохранить в» выбираем Normal.dotm

Теперь нажимаем «Ок». Поздравляю, экспресс-блок создан!

Проверим как это работает: закроем MS Word и откроем его снова. Создадим новый документ и снова перейдем на панель «Вставка», где щелкнем по инструменту «Экспресс-блоки».

В списке экспресс-блоков появился и наш шаблон. Щелкните по нему мышью, и его содержимое тотчас появится в документе на том месте, где установлен курсор мыши.

Только что созданный экспресс-блок появился на панели инструментов.

Таким же образом вы можете сделать любое количество экспресс-шаблонов для текстового редактора MS Word, было бы только желание…. или рабочая необходимость!

Читать еще:  Шрифты для иероглифов word

Департамент ИТ

Часто при создании документов в Microsoft Word 2007 появляется необходимость вставлять в текст разных документов одинаковые фрагменты, такие как адрес, реквизиты, стандартные фразы писем или договоров. В таких случаях одни сотрудники находят старый документ и копируют фрагмент текста из него, другие создают отдельные файлы шаблонов и копируют из них, третьи набирают весь текст заново и т.п. Но в Microsoft Word 2007 для подобных случаев есть очень удобная функция «Экспресс-блоки», с помощью которой можно сохранить часто используемый фрагмент в самом Word. При этом вы получаете быстрый и удобный способ вставки данного фрагмента в текст любого документа.

Для того чтобы сохранить часто используемый фрагмент выделите его мышкой, на панели «Вставка» нажмите кнопку «Экспресс-блоки» и выберите пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков…»(рис.1)

В появившемся окне введите имя экспресс-блока и нажмите «Ok» (Рис.2)

Теперь Вы можете в любой момент вставить сохраненный фрагмент в любой документ. Для этого установите курсор мыши в то место, куда собираетесь производить вставку, на панели «Вставка» нажмите кнопку «Экспресс-блоки» и выберите нужный Вам фрагмент (Рис.3)

Важно заметить, что когда вы будите закрывать Microsoft Word после сохранения экспресс-блока у Вас откроется окно с вопросом сохранить или нет файл со стандартными блоками. Нужно ответить «Да».

Прочтите также:

Очень полезная функция. Я использую ее для написания длинных названий организаций, например Главное управление по вопросам взаимодействия со средствами масовой информации и связей с общественностью…. (дальше тоже есть) я заменяю следующей комбинацией ГУСМИ+F3 и у меня вставляется все это длинное название. Очень удобно для вставки реквизитов (банковские счета, и др. данные) К вашему примеру хочу добавить и свои, которые освещаю на http://ccinet.info/avtotekst-dlya-uskoreniya-raboty-v-word.html

описание использования кнопки не достаточно а ещё претендуете на лидерство международное сначала с недоделками, которые имеются во всех сферах и на всех уровнях деятельности разберитесь а то только пальцы гнуть можете

всё хорошо и правильно но как удалить или заменить запись из окна экспресс блока или всё он там так и останется как то всё половинчато

Читать еще:  Список иллюстраций в word

@ галина:
Удалить экспресс-блок: Вставка — Экспресс-блоки — Организатор стандартных блоков. В появившемся окне найти ненужный экспресс-блок, выделить его (щелкнув по нему), нажать кнопу «Удалить» в нижней части окна.
Для изменения экспресс-блока необходимо добавить его в текст и изменить содержимое (или самостоятельно набрать всё содержимое), а дальше как описано в тексте урока. Но если старый экспресс-блок больше не нужен, то его необходимо удалить.
Пользоваться экспресс-блоками Вы сможете на том компьютере, где создавали их.

@ Галина:
Не оскорбляйте людей, которые желают помочь. От Вашего комментария никакой пользы! Поговорить, что ли, не с кем?

Знакомство с экспресс-блоками в Word 2007

Всем привет. В этой статье мы рассмотрим полезную функцию, которая объединяет в себе работу с автозаменой, шаблонами и буфером обмена – экспресс-блоки в Word 2007. Экспресс-блоки (вкладка Вставка) являются эффективным инструмент для ускорения работы с часто используемыми частями текстов. Обратный адрес на письмах, частые фразы, повторяющиеся части контрактов — все эти фрагменты можно создавать в виде так называемых экспресс блоков.

Помним, что текстовый редактор Word предлагает ряд инструментов для ускорения работы с текстом:

  • Буфер обмена — Позволяет копировать содержимое во временное хранилище.
  • Шаблоны – Содержат готовый набор оформления и стилей для заданного типа документа.
  • Автозамена – Автоматическая замена введенного сочетания символов на заданное слово или даже фразу.

Как было сказано выше, экспресс-блоки в Word 2007 объединяют в себе все эти три полезных инструмента.

Создание экспресс-блока в Word 2007

Допустим, нам часто приходится использовать ряд шаблонов (анкета, договор). Так или иначе, но содержащийся в них текста всегда один, и было бы удобно не делать лишних переходов для выбора шаблона, а использовать готовую заготовку сразу. Да, можно сохранить содержимое в буфере обмена, но, после закрытия приложения, скопированная информация пропадёт. Вот тут нам и приходит на помощь экспресс-блоки Word, используя которые, можно сохранить готовые заготовки, и они будут всегда доступны в любом открытом или новом документе.

Алгоритм действий довольно простой, в первую очередь нужно выделить желаемый участок текста и перейти на вкладку Вставка. Нажмите на кнопку Экспресс-блок и выберите пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекции экспресс-блоков.

Это откроет диалоговое окно Создание нового стандартного блока.

  1. Заполните поле Имя и Описание
  2. В списке Коллекция выберем Экспресс-блоки, при желании, можно создать отдельную категорию.
  3. Можно оставить остальные настройки по умолчанию.
  4. Нажмите на кнопку OK.

На первый взгляд, ничего не произошло, но если нажать на кнопку Экспресс-блок в ленте Word, то можно тут обнаружить добавленное текстовое содержимое со всеми стилями и форматированием.

Теперь разместим курсор в любой части документа и нажмём на кнопку Экспресс-блоки, в случае чего, можете добавить её на панель быстрого доступа. Теперь просто нажмём на добавленном в коллекцию тексте. Теперь в документ будет вставлен сохранённый экспресс-блок Word 2007, который можно отформатировать. Описанный выше способ может быть использован также для часто используемых графиков, таблиц или изображений.

Экспресс-блоки в редакторе Word, как правило, можно найти в других командах:

  • Надпись – Содержит готовый набор отформатированных надписей, надо просто ввести собственный текст.
  • Верхний и Нижний колонтитулы — Предварительно установленные конструкции для вставки верхних и нижних колонтитулов, вкладка Вставка.
  • Титульная страница — Графический строительный блок, который вставляется перед первой страницей документа

Помимо всего прочего, диалоговое окно Организатор стандартных блоков содержит список и других готовых конструкций – номера страниц, оглавления, водяные знаки и так далее. Фактически, вместо того, чтобы переключаться между вкладками для поиска нужной кнопки, нам достаточно воспользоваться одним значком Экспресс-блоки.

Организатор стандартных экспресс-блоков Word

Данное диалоговое окно вызывается из одноименного пункта при нажатии на кнопку Экспрес-блоки. Если мы знаем имя нашего экспресс блока в Word, мы можем ориентироваться по названию коллекции и даже отсортировать результаты по разным колонкам. Важно отметить, что можно сразу вводить с клавиатуры название блока, чтобы его увидеть – хотя текстового поля для ввода нет, но окно реагирует на нажатие клавиш.

Обратите внимание, что коллекции содержат готовые заготовки для колонтитулов, таблиц, титульных страниц и так далее.

Обратите внимание, что окно организатора блоков позволяет удалить выбранный экспресс блок Word 2007 или добавить новый. Кнопка Свойства даёт возможность лишь изменить описание или название, но не сам экспресс-блок. По сути, можно вставить понравившийся экспресс-блок в документ, отредактировать его и сохранить под тем же именем, нажав на кнопку Ок для подтверждения замены.

Важно отметить, что при закрытии документа, можно сохранить созданные экспресс блоки в шаблоне Word, что позволит использовать их повторно.

Спасибо за внимание. Автор блога Владимир Баталий

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector