Foreversoft.ru

IT Справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Общий доступ к файлу excel 2020

Что произошло с общими книгами?

Если вы используете последнюю версию Excel и являетесь подписчиком Office 365, вы можете обнаружить, что кнопки, связанные с функцией «Общая книга», больше не отображаются на вкладке «Рецензирование». Мы удалили их потому, что для общего доступа к книгам теперь есть гораздо более удобный способ: совместное редактирование.

Если кнопки общего доступа к книге вам все же нужны, воспользоваться ими можно. Например, вам может потребоваться отключить общий доступ к книге или вы в текущий момент используете эту функцию. Чтобы быстро воспользоваться этими кнопками, добавьте их на панель быстрого доступа. Так называется панель с небольшими кнопками вверху окна Excel справа от кнопки «Сохранить».

Важно: Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что вам нужны эти кнопки. У общих книг много ограничений, поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать вместо них совместное редактирование.

Кнопки «Добавить общую книгу» на панель быстрого доступа

Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры, а затем — категорию Панель быстрого доступа.

Откройте список Выбрать команды из и выберите пункт Все команды.

Прокрутите список до пункта Общий доступ к книге (старые версии). Выберите этот пункт и нажмите кнопку Добавить.

Прокрутите список до пункта Отслеживать изменения(старые версии). Выберите этот пункт и нажмите кнопку Добавить.

Прокрутите список до пункта Защита общего доступа (старые версии). Выберите этот пункт и нажмите кнопку Добавить.

Прокрутите список вниз до пункта Сравнить и объединить книги. Выберите этот пункт и нажмите кнопку Добавить.

Нажмите кнопку ОК.

Теперь в верхней части окна Excel появится четыре новых кнопки. Каждая кнопка выглядит следующим образом:

Кнопка «Доступ к книге»:

Кнопка «Исправления»:

Кнопка «Защитить книгу и дать общий доступ»:

Кнопка «Сравнить и объединить книги»:

В других статьях может быть сказано, что эти кнопки находятся на вкладке «Рецензирование». Однако после выполнения описанных выше действий они будут находиться на панели быстрого доступа.

Кнопки «Добавить общую книгу» на панель быстрого доступа

Щелкните Excel > Параметры > панель инструментов & ленты (в разделе Разработка)

Нажмите кнопку Панель быстрого доступа.

В разделе выберите командывыберите вкладку Рецензирование.

Выберите в списке пункт общий доступ , а затем щелкните > , чтобы переместить команду на панель быстрого доступа: список и нажмите кнопку сохранить.

Excel Online. Настройка общего доступа к excel-таблицам

На работе поставили задачу организовать общий доступ к таблицам Excel для одновременного редактирования несколькими сотрудниками предприятия, возможность оперативно посмотреть информацию если это потребуется, а так же внести поправки и другую важную информацию.К слову не все сотрудники сидят в одном здании, а на разных объектах и площадках, которым необходимо видеть информацию занесенную коллегами. В связи с этим было рассмотрено несколько вариантов для реализации доступа:

Непосредственно штатным Excel который установлен у всех,но есть некоторые нюансы:

— Файл должен находится в одной сети (у нас все пользователи раскиданы по разным объектам)

— Некоторые задачи становятся недоступны (создавать таблицы Excel;создавать, менять или просматривать сценарии; удалять листы; объединять либо разделять ячейки.)

— Частая «блокировка» файла

— Не видно кто что делает, т.е. информация будет доступна только после сохранения файла. Один не приятный момент при работе с файлом — если вы записываете информацию в одну и ту же ячейку, при сохранении файла работает правило «кто последний тот и папа»)))))

Реализация делается следующим образом, заходим в «Рецензирование» и щелкаем по значку «Доступ к книге».

После этих действий файл станет общим и даёт пользователям одновременное редактирование. В названии файла появится приписка [Общий]

При нажатии кнопки «Доступ к книге» может возникать ошибка:

Читать еще:  Vba excel текущая дата и время

Достаточно сделать по шагам что написано в диалоговом окне ошибки и она пропадёт!

И так что же мы увидим когда нажмем кнопку «Доступ к книге»?!

А увидим список пользователей которые работают в данный момент и не забудем так же поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно»

Excel настроен для работы с общими документами

Стандартное облачное хранилище семейства Windows 8.08.110. Отказались сразу из-за:

  • отличие операционных систем (большинство пользователей работают на windows 7)
  • каждому пользователю необходимо было бы регистрировать учетную запись Microsoft
  • различные версии Microsoft Office которые могут при неправильном использовании конфликтовать
  • сложный механизм аутентификации для понимания конечного пользователя.

Google Docs (Гугл документы)

В Google многие моменты схожи с OneDrive, но еще есть и некоторые «подводные камни» которые усложняют настройку общего доступа, а именно:

  1. для каждого пользователя необходимо устанавливать расширение Chrome «Редактирование файлов Office»
  2. создание google аккаунта

Google первая компания которая запустила office online из которого можно выделить online excel который позволяет работать в реальном режиме большому кол-ву пользователей многие компании уже давно работают в нем и в этом есть ряд преимуществ:

  1. разграничение прав доступа на документ, страницу, столбцы
  2. использование сложных формул и своих доработок

И мы склонялись конечно к легкому варианту (Google), но использования на работе яндекс сервисы как часть нашей внутренней инфраструктуры решили пойти по сложному пути и использовать то что предлагает яндекс.

У нас вся почта завязана на Яндекс.Коннект, у всех есть корпоративная почта, стоит Яндекс.Диск, всё между собой синхронизируется, нет необходимости быть в одной сети (достаточно иметь доступ к интернету), бэкапы можно сделать на раз два (просто сохранить файл на диск).

Настройка и получение общего доступа с помощью Excel Online через Яндекс

Изначально в яндекс диске создаем папку в какой будет лежать файлы для общего доступа и одновременной работы

и настраиваем доступ к этой папке путем ввода логина яндекс почты и ставим права на просмотр или полные права

после того как вы человека добавили к документу ему на почту придёт письмо с принятием приглашения :

Нажимаем «Принять соглашение» и попадаем в веб-интерфейс Яндекс.Диска, в ту самую папку которую создал сисадмин , щелкаем два раза по папке и внутри папки Excel’ский файл

Далее просто нажимаем на файл, вверху появится черная полоска с функциями ,что можно сделать с данным файлом. Нас интересует функция «Редактировать» (в зависимости от прав доступа, та или иная функция может отсутствовать)

При нажатии данной функции попадаем в тело документа и можно начинать работать как в привычном Excel’е. Сохранение файла происходит автоматически и достаточно просто закрыть вкладку с названием таблицы.

Общий доступ настроен, все пользователи видят и могут редактировать Excel-таблицы!

Всем пока и хорошего дня!

Заметка от nibbl — первые проблемы при работе с Yandex Excel:

  1. разграничение прав доступа очень «топорные» они даются только на папку, а не на документ (надеюсь в скором времени они это поправят потому как ОЧЕНЬ не удобно)
  2. заметные тормоза при работе (хотя чему тут удивлять они используют пакет Microsoft )
  3. пока не хочу переходить на Гугл но если люди будут возмущаться то придется перейти. (камень в огород Яндекса, сырые продукты выпускают на рынок, один ямб чего стоит( ладно ждем и надеемся что все будет хорошо.)

Общий доступ к книгам Excel

Предоставление общего доступа к файлу Excel позволяет сразу нескольким пользователям иметь доступ к одному и тому же документу. В некоторых случаях такая возможность является более чем полезной. В данном уроке мы научимся открывать доступ к файлу Excel и контролировать параметры общего доступа.

Читать еще:  Vba excel сегодняшняя дата

Excel 2013 упрощает процесс предоставления общего доступа к документам посредством сервиса OneDrive. Ранее, если возникала необходимость поделиться книгой, можно было отправить ее по электронной почте в качестве вложения. Но при таком подходе появляется множество копий файлов, которые в дальнейшем становится трудно отслеживать

Открывая пользователям доступ к файлу непосредственно через Excel 2013, Вы предоставляете его к одному и тому же файлу. Это позволяет Вам и другим пользователям совместно редактировать одну и ту же книгу без необходимости отслеживать множество версий.

Для того чтобы предоставить общий доступ к книге Excel, прежде всего ее необходимо сохранить в облачном хранилище OneDrive.

Как открыть общий доступ к файлу Excel

  1. Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage, затем выберите Общий доступ.
  2. Появится панель Общий доступ.
  3. С левой стороны панели Вы можете выбрать способ предоставления общего доступа, а с правой его параметры.

Параметры общего доступа

Данная область изменяется в зависимости от того, какой способ предоставления общего доступа к файлу Вы выбираете. У Вас есть возможность выбирать и контролировать процесс предоставления доступа к документу. Например, Вы можете установить права на редактирование документа пользователями, которым предоставляется общий доступ к файлу.

Способы предоставления общего доступа

1. Пригласить других людей

Здесь Вы можете пригласить других людей посмотреть или отредактировать книгу Excel. Рекомендуем пользоваться этой опцией в большинстве случаев, так как этот вариант оставляет у Вас наибольший уровень контроля и конфиденциальности при предоставлении доступа к книге. Эта опция выбрана по умолчанию.

2. Получить ссылку

Здесь вы можете получить ссылку и с помощью нее поделиться книгой Excel. Например, Вы можете опубликовать ссылку в блоге или отправить группе людей по электронной почте. У Вас есть возможность создать два типа ссылок, в первом случае пользователи смогут только просматривать книгу, а во втором еще и редактировать.

3. Опубликовать в социальных сетях

Здесь Вы можете опубликовать ссылку на книгу в любой из социальных сетей, к которой подключена Ваша учетная запись Microsoft, например, Facebook или LinkedIn. У Вас также есть возможность добавить личное сообщение и задать права на редактирование.

4. Отправить по электронной почте

Эта опция позволяет отправить файл Excel по электронной почте с помощью приложения Microsoft Outlook 2013.

Совместный доступ к файлу Excel одновременно

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

  • Создавать таблицы Excel.
  • Создавать, менять или просматривать сценарии.
  • Удалять листы.
  • Объединять либо разделять ячейки.
  • Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

НедопустимоРеально
Вставлять либо удалять группу ячеекДобавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматыРаботать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчетыРаботать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объектыПросматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылкиПереходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять паролиСуществующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книгСуществующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровниРаботать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросыЗапускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массиваПользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информациюИскать информацию в форме данных
Читать еще:  Функция len в excel на русском



Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

  1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
  2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
  3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
  4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
  5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
  6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

  1. Вкладка «Данные». «Подключения».
  2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
  3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

  1. Открываем меню Microsoft Office.
  2. Нажимаем «Открыть».
  3. Выбираем общую книгу.
  4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
  5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

  1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
  2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
  3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
  4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

  1. Почистить либо удалить журнал изменений.
  2. Почистить содержимое файла.
  3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
  4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

  1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
  2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
  3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

  1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
  2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
  3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector