Foreversoft.ru

IT Справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Функция trim в excel

Удаление лишних пробелов функцией СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) и формулами

Весьма часто в нашем распоряжении оказываются данные, которые хоть и содержат полезную информацию, но не пригодны для немедленного анализа. Одной из весьма распространенных проблем является наличие лишних пробелов — в начале, в конце или внутри между словами.

Лечится эта проблема очень легко — специальной функцией СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) . Она убирает все лишние пробелы, но оставляет по одному пробелу между словами:

Просто и красиво. Но есть пара нюансов.

Неразрывные пробелы не удаляются

Чайной ложкой дегтя тут представляется только невозможность удалять таким способом неразрывные пробелы. Это особый вариант пробела (внешне неотличимый от обычного), на котором не бывает переноса строки. Обычно его используют в случаях типа «г. Москва» или «Иванов И.И.», чтобы эти фразы не разбивались между строчками. В Microsoft Word такой спецсимвол вводится сочетанием клавиш Ctrl+Shift+Пробел и отображается в виде кружка, а не точки:

К сожалению, функция СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) удаляет только обычные пробелы. Для удаления неразрывных нужно использовать другие функции или макросы.

Формулы для удаления начальных и концевых пробелов

Если необходимо удалить только начальные пробелы (т.е. не трогать концевые и пробелы между словами), то придется делать это хитрыми формулами, т.к. готовой функции (по аналогии с функцией LTrim в VBA) в Microsoft Excel, к сожалению, нет.

Формула для удаления лишних пробелов только слева будет выглядеть так:

В английской версии =MID(A1;FIND(LEFT(TRIM(A1));A1);LEN(A1))

Формула для удаления лишних пробелов только справа будет чуть посложнее и должна вводиться уже как формула массива (с Ctrl+Shift+Enter):

В английском варианте это будет =LEFT(A1;MAX((MID(A1&REPT(» «;99);ROW(A1:A99),1);» «)*ROW(A1:A99)))

Ссылки по теме

Для удаления пробелов в начале и в конце строки можно использовать условный оператор ЕСЛИ.
До этого желательно несколько раз с помощью поиска и замены убрать двойные пробелы.

Пробел в начале строки: =ЕСЛИ(ЛЕВСИМВ(А1;1)=» «;ПРАВСИМВ(А1;ДЛСТР(А1)-1))
Пробел в конце строки: =ЕСЛИ(ПРАВСИМВ(А1;1)=» «;ЛЕВСИМВ(А1;ДЛСТР(А1)-1))

А еще так можно .
Для удаления пробелов в начале и в конце строки
можно использовать функцию =СЦЕПИТЬ(). Допустим, ячейка A1 проблемная ,у неё пробел вначале и в конце, нам это не надо.
Вставляем новый столбец и обрабатываем формулой =СЖПРОБЕЛЫ(A1), далее Выделить — Вст а вить зн а чения, теперь повторяющихся пробелов не будет, но в начале и в конце они остались.
Вставим еще один столбец, а в столбец формулу =СЦЕПИТЬ(«&&»;A1;»&&») , тут главное чтобы && не встречался в тексте. Опять Выделить — Вст а вить зн а чения . Теперь у нас в начале и конце строки не пробел, а дважды амперсанд+ пробел.
Далее Ctrl+F ищем &&[пробел] — заменить ничем, опять ищем [пробел]&& — заменить ничем, там где были пробелы они будут удалены вместе с амперсандами, там где пробелов не было остались наши &&
Проводим последний Поиск -замену Ctrl+F На й ти && Заменит ь ничем.

Не удобно искать лишние пробелы в чистом виде, а в сочетании с оригинальными символами это просто, мы их как бы помечаем,так можно выделять ненужные символы не только в одной ячейке, но и в массиве данных и разных столбцах. Иногда редактируемые данные не в одном столбце , а в разных. Вместо сложных вычислений первой/последней непустой ячейки, данные сначала объединяем в одну ячейку, с использованием хорошего разделителя, обрабатываем, а потом снова разделяем через «Текст по столбцам».

30 функций Excel за 30 дней: СЖПРОБЕЛЫ (TRIM)

Вчера в марафоне 30 функций Excel за 30 дней мы наткнулись на ленивого шурина по имени AREAS (ОБЛАСТИ). Эта функция не часто используется на практике, но с ее помощью мы увидели, как работают три оператора ссылок в Excel. Надеюсь, что этот урок был для Вас полезен.

Третий день марафона мы посвятим изучению функции TRIM (СЖПРОБЕЛЫ). В Январе кое-кто пытается сбросить несколько лишних килограммов, и для этой цели можно использовать программу Excel, чтобы сделать в ней счётчик калорий или график снижения веса. К сожалению, функция TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) не поможет Вам в борьбе с лишними килограммами, зато может удалить лишние пробелы из текстовой строки.

Итак, давайте посмотрим на справочную информацию и примеры использования функции TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) в Excel. Если у Вас есть свои приёмы или примеры по этой функции, пожалуйста, делитесь ими в комментариях. И удачи с подсчётом калорий!

Функция 03: TRIM (СЖПРОБЕЛЫ)

Функция TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) удаляет из текстовой строки все пробелы, кроме одинарных пробелов между словами.

Как можно использовать функцию TRIM (СЖПРОБЕЛЫ)?

Функция TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) может помочь с очисткой текста, загруженного с веб-сайта или импортированного из другого приложения. Функция TRIM (СЖПРОБЕЛЫ):

  • Удаляет пробелы в начале и конце строки.
  • Удаляет все пробелы из текста, кроме одиночных пробелов между словами.
  • НЕ удаляет некоторые специальные символы, скопированные с веб-сайта.

Синтаксис TRIM (СЖПРОБЕЛЫ)

Функция TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) имеет вот такой синтаксис:

TRIM(text)
СЖПРОБЕЛЫ(текст)

  • text (текст) – это ссылка на ячейку или текстовая строка, из которой надо удалить пробелы

Ловушки TRIM (СЖПРОБЕЛЫ)

Функция TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) удаляет только стандартные символы пробела из текста. Если Вы копируете текст с веб-сайта, он может содержать символы неразрывного пробела, которые функция TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) удалить не сможет.

Пример 1: Удаляем пробелы из начала и конца текстовой строки

Вы можете использовать функцию TRIM (СЖПРОБЕЛЫ), чтобы удалить все пробелы в начале и в конце текстовой строки. На рисунке ниже в ячейке C5 записан текст с двумя лишними пробелами в начале и двумя в конце строки. Функция TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) в ячейке C7 удаляет эти 4 лишних пробела.

Читать еще:  Chrome скачивать видео с сайтов

Пример 2: Удаляем все пробелы, кроме одиночных между словами

Вы можете применить функцию TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) к лишним пробелам между словами в тексте. На рисунке ниже в ячейке C5 между слов есть три лишних пробела. Функция TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) в ячейке C7 удаляет эти пробелы, а также по два лишних пробела в начале и конце текстовой строки.

Пример 3: Как НЕ удаляются некоторые специальные символы

Функция TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) НЕ удаляет некоторые символы, используемые в качестве пробела. Например, неразрывный пробел, наверняка будет присутствовать в тексте, скопированном с веб-сайта. На рисунке ниже ячейка C5 содержит один неразрывный пробел, и он не удаляется.

Символ неразрывного пробела Вы можете удалить вручную, использовать для этого функцию SUBSTITUTE (ПОДСТАВИТЬ) или макрос. Позднее, в течение нашего марафона 30 функций Excel за 30 дней, Вы узнаете еще несколько способов очистки данных в Excel.

Функция СЖПРОБЕЛЫ в Excel и примеры ее использования

Лишние пробелы в тексте замечают не все. И не для всех это, в общем-то, важно. Но в Excel это может обернуться серьезной проблемой, потому что при выполнении команд программа просто не будет учитывать ячейки с дополнительными пробелами.

Как удалить лишние пробелы в Excel в автоматическом режиме? Чтобы не испортить зрение, вглядываясь в каждую ячейку и убирая лишние доступы клавишей Backspace, можно воспользоваться специальной функцией – СЖПРОБЕЛЫ.

Синтаксис функции СЖПРОБЕЛЫ в Excel

Да, проговорить название команды может оказаться непросто. Но вот понять ее синтаксис и принцип работы очень легко. Если начать вводить команду, то подсветится следующее: =СЖПРОБЕЛЫ(текст). Т.е. в скобках нужно всего лишь задать ячейку (ячейки), в которых необходимо удалить пробелы.

Примечание: функция убирает все лишние пробелы, за исключением того, который ставится по умолчанию между словами.

Те, кто хорошо владеет техникой печатания, наверняка недоумевают, как вообще могут появиться лишние пробелы. Но опытные пользователи знают, что информация для Excel часто копируется из разных источников, которые могли заполняться дилетантами. Поэтому в тексте и встречаются опечатки и ненужные пробелы.

Пример использования функции СЖПРОБЕЛЫ

На небольшом примере рассмотрим, как пользоваться функцией СЖПРОБЕЛЫ. Имеем таблицу, в которой указаны наименования детских игрушек и их количество. Не очень грамотный оператор вел примитивный учет: при появлении дополнительных единиц игрушек он просто впечатывал новые позиции, несмотря на то, что аналогичные наименования уже есть. Наша задача: подсчитать общую сумму каждого вида.

Невооруженным глазом видно, что некоторые позиции написаны с явными лишними пробелами. Рассмотрим, к чему это может привести.

Подсчитывать общее количество позиций по каждому виду игрушек будем через функцию СУММЕСЛИ. Вводим ее, протягиваем на остальные ячейки и смотрим результат. Программа выдала ответ по плюшевым зайцам: 3. Хотя мы видим, что их должно быть 3+2=5. В чем проблема? В лишних пробелах.

Запишем функцию в ячейке D3. В качестве аргумента введем ячейку B3, в которой значится наименование игрушки.

Теперь протянем функцию до 14 строки и увидим, что тексты действительно выровнялись, потому что пробелы удалились. Проверим это наверняка, изменив диапазон в команде СУММЕСЛИ. Вместо B3:B14 пропишем D3:D14 и посмотрим результат. Теперь плюшевых зайцев действительно 5, медведей – 6 и т.п. Получается, символы табуляции играют важную роль, и их нужно подчищать.

СЖПРОБЕЛЫ с другими функциями

Использование функции СЖПРОБЕЛЫ вместе с другими функциями расширяет возможности пользователя. Логично, что она будет использоваться вместе с теми функциями, которые исследуют массивы и возвращают данные. В частности, это функции НАЙТИ, ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ и др. На практике оказывается, что чаще всего СЖПРОБЕЛЫ используется вместе с ВПР.

Рассмотрим на примере той же таблицы. Задача: проставить цену напротив каждой позиции. Справа дана вспомогательная таблица, в которой прописана цена каждой игрушки. Теоретически мы можем вручную перепечатать нужные нам цифры, но раз мы в Excel, будем использовать ВПР.

Если мы протянем формулу до конца таблицы, увидим следующее:

Розовым цветом мы специально подсветили те позиции, которые написаны с лишними пробелами. Поэтому команда ВПР не выдала по ним результат. Чтобы исправить это, добавим к ВПР функцию СЖПРОБЕЛЫ и посмотрим, что получится.

Т.к. пробелы нам нужно удалить в искомом значении, команду СЖПРОБЕЛЫ поставим на первое место в синтаксисе ВПР. Формула немного видоизменилась, и если теперь мы протянем ее до низа таблицы, функция проставит нам все значения. Теперь все правильно.

Как еще можно удалить лишние пробелы в Excel?

Избавиться от лишних пробелов можно и без использования функции СЖПРОБЕЛЫ. Воспользуемся старым проверенным способом, который нам знаком еще из WORD – команда НАЙТИ-ЗАМЕНИТЬ.

Пример останется тот же самый. Выделяем столбец, в котором прописаны наименования игрушек и нажимаем CTRL+H. В появившемся окне напротив НАЙТИ проставляем пробел, а напротив ЗАМЕНИТЬ НА не пишем ничего.

Проблема такого способа в том, что он убирает все, в том числе между словами. Поэтому этот путь используют, преимущественно, для удаления лишних пробелов в составе чисел.

Excel TRIM function — quick way to remove extra spaces

The tutorial demonstrates a few quick and easy ways to trim Excel spaces. Learn how to remove leading, trailing, and extra spaces between words, why Excel TRIM function is not working and how to fix it.

Are you comparing two columns for duplicates that you know are there, but your formulas cannot find a single duplicate entry? Or, are you adding up two columns of numbers, but keep getting only zeros? And why on earth does your obviously correct Vlookup formula return just a bunch of N/A errors? These are only a few examples of problems that you may be seeking answers to. And all are caused by extra spaces hiding before, after or between numeric and text values in your cells.

Читать еще:  Очистить форматирование в excel

Microsoft Excel offers a few different ways to remove spaces and clean up your data. In this tutorial, we will investigate the capabilities of the TRIM function as the fastest and easiest way to delete spaces in Excel.

TRIM function — remove extra spaces in Excel

You use the TRIM function in Excel removes extra spaces from text. It deletes all leading, trailing and in-between spaces except for a single space character between words.

The syntax of the TRIM function is the easiest one could imagine:

Where text is a cell that you want to remove excess spaces from.

For example, to remove spaces in cell A1, you use this formula:

And the following screenshot shows the result:

Yep, it’s that simple!

If in addition to extra spaces, your data contains line breaks and non-printing characters, use the TRIM function in combination with CLEAN to delete the first 32 non-printing characters in the in the 7-bit ASCII code system.

For example, to remove spaces, line breaks and other unwanted characters from cell A1, use this formula:

How to use TRIM function in Excel — formula examples

Now that you know the basics, let’s discuss a few specific uses of TRIM in Excel, pitfalls that you may face and working solutions.

How to trim spaces in an entire column of data

Supposing you have a column of names that have some whitespace before and after the text, as well as more than one spaces between the words. So, how do you remove all leading, trailing and excess in-between spaces in all cells at a time? By copying an Excel TRIM formula across the column, and then replacing formulas with their values. The detailed steps follow below.

    Write a TRIM formula for the topmost cell, A2 in our example:

=TRIM(A2)

  • Position the cursor to the lower right corner of the formula cell (B2 in this example), and as soon as the cursor turns into the plus sign, double-click it to copy the formula down the column, up to the last cell with data. As the result, you will have 2 columns — original names with spaces and formula-driven trimmed names.
  • Finally, replace the values in the original column with the trimmed data. But be careful! Simply copying the trimmed column over the original column would destroy your formulas. To prevent this from happening, you need to copy only values, not formulas. Here’s how:
    • Select all cells with Trim formulas (B2:B8 in this example), and press Ctrl+C to copy them.
    • Select all cells with the original data (A2:A8), and press Ctrl+Alt+V , then V . It is the paste values shortcut that applies the Paste Special >Values
    • Press the Enter key. Done!
  • How to remove leading spaces in a numeric column

    As you have just seen, the Excel TRIM function removed all extra spaces from a column of text data without a hitch. But what if your data is numbers, not text?

    At first sight, it may seem that the TRIM function has done its job. Upon a closer look, however, you will notice that the trimmed values do not behave like numbers. Here are just a few indications of abnormality:

    • Both the original column with leading spaces and trimmed numbers are left-aligned even if you apply the Number format to the cells, while normal numbers are right-aligned by default.
    • When two or more cells with trimmed numbers are selected, Excel displays only COUNT in the status bar. For numbers, it should also display SUM and AVERAGE.
    • A SUM formula applied to the trimmed cells returns zero.

    From all appearances, the trimmed values are text strings, while we want numbers. To fix this, you can multiply the trimmed values by 1 (to multiply all the values in one fell swoop, use the Paste Special > Multiply option).

    A more elegant solution is enclosing the TRIM function in VALUE, like this:

    The above formula removes all leading and trailing spaces, if any, and turns the resulting value into a number, as shown in the screenshot below:

    How to remove only leading spaces in Excel (Left Trim)

    In some situations, you may type duplicated and even triplicated spaces between words to make your data better readable. However, you do want to get rid of leading spaces, like this:

    As you already know, the TRIM function eliminates extra spaces in the middle of text strings, which is not what we want. To keep all in-between spaces intact, we’ll be using a bit more complex formula:

    In the above formula, the combination of FIND, MID and TRIM calculates the position of the first text character in a string. And then, you supply that number to another MID function so that it returns the entire text string (the string length is calculated by LEN) starting at the position of the first text character.

    Читать еще:  Excel vba адресация ячеек

    The following screenshot shows that all leading spaces are gone, while multiple spaces between words are still there:

    As a finishing touch, replace the original text with the trimmed values, as shown in step 3 of the Trim formula example, and you are good to go!

    How to count extra spaces in a cell

    Sometimes, before removing spaces in your Excel sheet, you may want to know how many excess spaces are actually there.

    To get the number of extra spaces in a cell, find out the total text length using the LEN function, then calculate the string length without extra spaces, and subtract the latter from the former:

    The following screenshot shows the above formula in action:

    How to highlight cells with excess spaces

    When working with sensitive or important information, you may be hesitant to delete anything without seeing what exactly you are deleting. In this case, you can highlight cells containing extra spaces first, and then safely eliminate those spaces.

    For this, create a conditional formatting rule with the following formula:

    Where A2 is the topmost cell with data that you want to highlight.

    The formula instructs Excel to highlight cells in which the total string length is greater than the length of the trimmed text.

    To create a conditional formatting rule, select all the cells (rows) that you want to highlight without column headers, go to the Home tab > Styles group, and click Conditional formatting > New Rule > Use a formula to determine which cells to format.

    If you are not familiar with Excel conditional formatting yet, you will find the detailed steps here: How to create a conditional formatting rule based on formula.

    As demonstrated in the screenshot below, the result perfectly corroborates with the extra spaces count that we got in the previous example:

    As you see, the use of the TRIM function in Excel is easy and straightforward. Nevertheless, if someone wants to have a closer look at the formulas discussed in this tutorial, you are welcome to download the Trim Excel Spaces Workbook.

    Excel TRIM not working

    The TRIM function is designed to remove only the space character, represented by code value 32 in the 7-bit ASCII character set. In the Unicode character set, there is one more space character called the non-breaking space, which is commonly used on web pages as the html character . The nonbreaking space has a decimal value of 160, and the TRIM function cannot remove it by itself.

    So, if your data set contains one or more white spaces that the TRIM function does not remove, use the SUBSTITUTE function to convert non-breaking spaces into regular spaces and then trim them. Assuming the text is in A1, the formula goes as follows:

    As an extra precaution, you can embed the CLEAN function to clean the cell of any non-printable characters:

    The following screenshot shows the difference:

    If the above formulas do not work for you either, chances are that your data contain some specific nonprinting characters with code values other than 32 and 160. In this case, use one of the following formulas to find out the character code, where A1 is a problematic cell:

    Leading space: =CODE(LEFT(A1,1))

    Trailing space: =CODE(RIGHT(A1,1))

    In-between space (where n is the position of the problematic character in the text string):

    And then, supply the returned character code to the TRIM(SUBSTITUTE()) formula discussed above.

    For example, if the CODE function returns 9, which is the Horizontal Tab character, you use the following formula to remove it:

    Trim Spaces for Excel — remove extra spaces in a click

    If you’d rather not waste time learning a handful of different formulas to deal with a trivial task, you may like this one-click technique to get rid of spaces in Excel. Let me introduce you to Text Toolkit for Excel. Among other things such as changing case, splitting text and clearing formatting, it offers the Trim Spaces option.

    With this add-in installed, removing spaces in Excel is as simple as this:

    1. Select the cell(s) where you want to delete spaces.
    2. Click the Trim Spaces button on the ribbon.
    3. Choose one or all of the following options:
      • Trim leading and trailing spaces
      • Trim extraspaces between words, except for a single space
      • Trim non-breaking spaces ( )
    4. Click Trim.

    That’s all there is to it! All extra spaces are removed in a blink.

    In this example, we are only removing leading and trailing spaces, keeping multiple spaces between words intact for better readability — the task that Excel formulas cannot cope with is accomplished with a mouse click!

    If you want to try this handy Excel Trim Spaces tool in your sheets, a 30-day evaluation version can be downloaded here. If you like it and dec >AB14-BlogSpo .

    I thank you for reading and look forward to seeing you next week. In our next tutorial, we will discuss other ways to trim spaces in Excel, please stay tuned!

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector