Foreversoft.ru

IT Справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Объекты базы данных ms access

Основные сведения о базах данных

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Эта статья содержит краткие сведения о базах данных: что это, чем они могут быть полезны, каковы функции их отдельных элементов. Здесь используется терминология, свойственная Microsoft Access, однако описываемые понятия применимы по отношению к любым базам данных.

В этой статье:

Что представляет собой база данных?

Базы данных — это инструмент для сбора и структурирования информации. В базе могут храниться данные о людях, товарах, заказах и о многом другом. Многие базы данных изначально представляют собой небольшой список в текстовом редакторе или электронной таблице. По мере увеличения объема данных в списке постепенно появляются несоответствия и излишняя информация. Информация, отображенная в виде списка, становится непонятной. Кроме того, ограничены способы, с помощью которых можно искать и отображать подмножества данных. Как только начинают появляться эти проблемы, мы рекомендуем перенести всю информацию в базу данных, созданную в системе управления базами данных (СУБД), такой как Access.

Компьютерная база данных — это хранилище объектов. В одной базе данных может быть больше одной таблицы. Например, система отслеживания складских запасов, в которой используются три таблицы, — это не три базы данных, а одна. В базе данных Access (если ее специально не настраивали для работы с данными или кодом, принадлежащими другому источнику) все таблицы хранятся в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули. Для файлов баз данных, созданных в формате Access 2007 (который также используется в Access 2016, Access 2013 и Access 2010), используется расширение ACCDB, а для баз данных, созданных в более ранних версиях Access, — MDB. С помощью Access 2016, Access 2013, Access 2010 и Access 2007 можно создавать файлы в форматах более ранних версий приложения (например, Access 2000 и Access 2002–2003).

Использование Access позволяет:

добавлять новую информацию в базу данных, например новый артикул складских запасов;

изменять информацию, уже находящуюся в базе, например перемещать артикул;

удалять информацию, например если артикул был продан или утилизирован;

упорядочивать и просматривать данные различными способами;

обмениваться данными с другими людьми с помощью отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

Элементы базы данных Access

Ниже приведены краткие описания элементов стандартной базы данных Access.

Таблицы

Таблица базы данных похожа на электронную таблицу — и там, и там информация расположена в строках и столбцах. Поэтому импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных обычно довольно легко. Основное различие заключается в том, как данные структурированы.

Чтобы база данных была как можно более гибкой и чтобы в ней не появлялось излишней информации, данные должны быть структурированы в виде таблиц. Например, если речь идет о таблице с информацией о сотрудниках компании, больше одного раза вводить данные об одном и том же сотруднике не нужно. Данные о товарах должны храниться в отдельной таблице, как и данные о филиалах компании. Этот процесс называется нормализацией.

Строки в таблице называются записями. В записи содержатся блоки информации. Каждая запись состоит по крайней мере из одного поля. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, в таблице под названием «Сотрудники» в каждой записи находится информация об одном сотруднике, а в каждом поле — отдельная категория информации, например имя, фамилия, адрес и т. д. Поля выделяются под определенные типы данных, например текстовые, цифровые или иные данные.

Записи и поля можно описать по-другому. Представьте старый библиотечный карточный каталог. Каждой карточке в шкафу соответствует запись в базе данных. Блоки информации на карточке (автор, название книги и т. д.) соответствуют полям в базе данных.

Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах.

Формы

С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.

С помощью кнопок команд задаются данные, которые должны появляться в форме, открываются прочие формы и отчеты и выполняется ряд других задач. Например, есть «Форма клиента», в которой вы работаете с данными о клиентах. И в ней может быть кнопка, нажатием которой открывается форма заказа, с помощью которой вы вносите информацию о заказе, сделанном определенным клиентом.

Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.

Дополнительные сведения о формах см. в статье Формы.

Отчеты

Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например «Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?» или «В каких городах живут наши клиенты?» Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.

Читать еще:  Microsoft office в браузере

Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.

Дополнительные сведения об отчетах читайте в статье Общие сведения об отчетах в Access.

Запросы

Запросы могут выполнять множество функций в базе данных. Одна из их основных функций — находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но, если использовать запросы, ее можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные (для этого задаются критерии поиска), чтобы отображались только нужные записи.

Используются и так называемые «обновляемые» запросы, которые дают возможность редактировать данные, найденные в основных таблицах. При работе с обновляемым запросом помните, что правки вносятся в основные таблицы, а не только в таблицу запроса.

Есть два основных вида запросов: запросы на выборку и на изменение. Запрос на выборку только находит данные и предоставляет к ним доступ. Результаты такого запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена, а также использовать в качестве источника записей для формы или отчета.

С помощью запроса на изменение, как видно из названия, можно выполнять определенные операции с найденными данными: создавать таблицы, добавлять информацию в уже существующие таблицы, а также обновлять или удалять данные.

Дополнительные сведения о запросах см. в статье Знакомство с запросами.

Макросы

Макросы в Access — это нечто вроде упрощенного языка программирования, с помощью которого можно сделать базу данных более функциональной. Например, если к кнопке команды в форме добавить макрос, то он будет запускаться всякий раз при нажатии этой кнопки. Макросы состоят из команд, с помощью которых выполняются определенные задачи: открываются отчеты, выполняются запросы, закрывается база данных и т. д. Используя макросы, можно автоматизировать большинство операций, которые в базе данных вы делаете вручную, и, таким образом, значительно сэкономить время.

Дополнительные сведения о макросах см. в статье Общие сведения о программировании в Access.

Модули

Подобно макросам, модули — это объекты, с помощью которых базу данных можно сделать более функциональной. Но если макросы в Access составляются путем выбора из списка макрокоманд, модули создаются на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой наборы описаний, инструкций и процедур. Существуют модули класса и стандартные модули. Модули класса связаны с конкретными формами или отчетами и обычно включают в себя процедуры, которые работают только с этими формами или отчетами. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в списке Модули в области навигации.

Дополнительные сведения о модулях см. в статье Общие сведения о программировании в Access.

Объекты БД Access

Основными объектами базы данных Access, которые хранятся в одном файле с расширением .accdb, являются:

  • таблицы, запросы, схема данных, которые непосредственно имеют отношение к БД;
  • отчеты, формы, модули и макросы, которые называются объектами приложения.

Особенности объектов БД Access

Отчеты и формы предназначаются для типовых процессов обработки данных, таких как просмотр, обновление, поиск согласно заданным критериям, получение отчетов. Данные объекты приложений строятся из графических элементов, которые называют элементами управления. Основные элементы управления предназначены для отображения полей таблиц, которые являются источниками данных объекта.

Чтобы автоматизировать доступ к объектам и обеспечить их взаимодействие, используется программный код. С его помощью получают полноценное пользовательское приложение, доступ к функциям которого обеспечивается с помощью меню, формы и панелей инструментов. Чтобы создать программный код используют макросы и модули на языке VBA.

Таблицы создает пользователь с целью хранения данных, касающихся одной сущности – одного информационного объекта модели данных нужной предметной области. Таблица состоит из записей (строк) и полей (столбцов). В каждом поле содержится одна характеристика информационного объекта рассматриваемой предметной области. Запись содержит сведения об одном экземпляре информационного объекта.

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Запросы бывают нескольких видов. Запросы на выборку используют для выборки необходимых данных из одной или более связанных таблиц. В результате выполнения запроса получают виртуальную таблицу. В запросе можно указать, какие поля исходных таблиц следует включить в запись таблицы запроса и как отобрать нужные записи. Запрос можно формировать с помощью инструкции языка SQL или конструктора запросов. Запросы на изменение предоставляют возможность обновления, удаления или добавления данных в таблицы, а также создания новых таблиц на основе существующих.

Схема данных определяет, с помощью каких полей связываются таблицы между собой, каким образом будет происходить выполнение объединения данных рассматриваемых таблиц, необходимо ли выполнять проверку связной целостности при изменении ключей таблиц, удалении и добавлении записей.

Формы представляют собой основное средство создания диалогового интерфейса пользовательского приложения. Форму можно создавать для работы с электронными документами, которые сохраняются в таблицах БД. Форму используют с целью разработки интерфейса для управления приложением. В форму можно включать процедуры обработки событий, которые позволяют управлять обработкой данных в приложении. Подобные процедуры сохраняются в модуле формы. На формы можно добавлять видео, звуковые фрагменты, диаграммы, рисунки. Можно разрабатывать формы с набором вкладок, с помощью которых можно выполнять ту или иную функцию приложения.

Читать еще:  Kms активатор office 365

Задай вопрос специалистам и получи
ответ уже через 15 минут!

Отчеты используют с целью сформировать на основе данных БД выходных документов любых форматов, которые содержат результаты решения заданий пользователя, и возможности вывести их на печать. Отчеты, подобно формам, могут содержать процедуры обработки событий. Размещение графических объектов дает возможность дополнения данных отчета изображениями. Отчеты дают возможность анализировать данные при использовании фильтрации, представлять и агрегировать данные источника в различных представлениях.

Макросы представляют собой программы, которые состоят из последовательности макрокоманд, выполняющейся по вызову или при наступлении определенного события в элементе управления объекта приложения или самом объекте. Макросы используются для автоматизации некоторых действий в пользовательском приложении. Модули состоят из процедур на языке VBA, которые разрабатываются пользователем с целью реализации нестандартных функций в пользовательском приложении, и процедур для обработки событий. Процедуры дают возможность создания законченного приложения с собственным графическим интерфейсом пользователя, который позволяет выполнить запрос выполнения всех функций приложения, выполнять обработку всех ошибок и нестандартных ситуаций.

Так и не нашли ответ
на свой вопрос?

Просто напиши с чем тебе
нужна помощь

Объекты базы данных Microsoft Access

Рассмотрим основные приемы проектирования баз данных и работы с ними на примере СУБД Microsoft Access. Microsoft Access – это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией. База Данных в Microsoft Access – это один файл с расширением .mdb, содержащий таблицы, запросы и другие объекты базы данных. Рассмотрим эти объекты более подробно.

Таблицы — это основные объекты любой базы данных. В таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, кроме того, таблицы хра­нят и структуру базы (поля, их типы и другие свойства). На рисунке 13 показан пример таблицы базы данных в режиме просмотра данных.

Рис. 13. Пример таблицы базы данных

Запросы — это специальные средства для отбора и анализа данных. С помощью запросов выполняют отбор данных, сортировку, фильтрацию, изменение и удаление данных. Кроме того, запросы позволяют создавать новые таблицы, выполнять автоматическое добавление в таблицы данных, импортированных из других источников, выполнять вычисления в таблицах и многое другое. На рисунке 14 показан пример выполнения запроса на выборку данных из таблицы СОТРУДНИКИ согласно критерию отбора Должность=Инженер. В полученной таблице строки отсортированы по полю КодСотрудника, при этом в результирующую таблицу включены лишь некоторые поля из таблицы СОТРУДНИКИ.

Рис. 14. Пример выполнения запроса к базе данных

Формы используются как средство, облегчающее ввод новых данных в таблицы базы данных, а также для просмотра имеющихся данных. В форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и пр.) для автоматизации ввода. На рисунке 15 показана простейшая форма для таблицы СОТРУДНИКИ.

Рис. 15. Пример формы базы данных

Отчетыпредназначены для вывода данных на экран или на принтер. В них предусмотрены средства для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов: верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. п. (рис. 16).

Рис. 16. Пример простейшего отчета

Страницы доступа к данным(рис. 17) служат для обеспечения удаленного доступа к данным, содержащимся в базе данных, через Internet или через корпоративную сеть Intranet. Обычно базы данных имеют очень большие размеры, напрямую передавать их через медленные каналы связи непрактично. Страницы доступа выполняют связующую функцию между базой данных и Web-страницами Интернета. Их нетрудно встроить в любой Web—документ.

Рис. 17. Пример простейшей страницы доступа

Макросы предназначены для автоматиза­ции выполнения повторяющихся операций при работе с СУБД. Несколько команд управления базой данных могут быть сохранены в виде макроса, чтобы в дальнейшем можно было воспроизводить эти команды, запуская сохраненный макрос.

Модулисоздаются средствами языка программирования Visual Basic for Applications.Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы данных может зало­жить в нее нестандартные функциональные возможности, повысить быстродействие системы управления или уровень ее защищенности.

Работа с любыми объектами базы данных выполняется в окне «База данных» (рис. 18). На левой панели данного окна находятся элементы управления для вызова всех семи типов объектов.

Рис. 18. Окно База данных

СУБД Microsoft Accessпредоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы данных. Эти средства можно классифицировать как:

  • ручные (разработка объектов в режиме Конструктор);
  • автоматизированные (разработка с помощью программ—мастеров);
  • автоматические — средства ускоренной разработки простейших объектов.

11.2. Работа с таблицами

Основными объектами базы данных Microsoft Access являются реляционные таблицы, структура которых определяется набором полей таблицы (столбцы), а информация хранится в виде записей (строки). Поля таблицы базы данных не только определяют структуру таблицы, но также определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Далее перечислены некоторые свойства полей:

  • Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при операциях с базой данных. Однозначно определяет каждое поле в таблице. Одна таблица не может иметь двух полей с одинаковыми именами.
  • Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
  • Размер поля — определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в данном поле.
  • Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках таблицы, принадлежащих полю.
  • Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
  • Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически.
  • Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных.
  • Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при воде данных в таблицу.
Читать еще:  Microsoft office виды

Cвойства полей могут различаться в зависимости от типа данных. При работе с Microsoft Access используются следующие типы данных:

  • Текстовый — тип данных, используемый для хранения текста ограниченного размера (до 255 символов).
  • Поле Мемо — специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов).
  • Числовой — тип данных для хранения чисел.
  • Дата/время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.
  • Денежный — тип данных для хранения денежных сумм. Для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных.
  • Счетчик — специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) увеличивающихся на 1 натуральных чисел, значения которых вводятся в поле автоматически при создании новой записи.
  • Логический — используется для хранения логических данных. Такие данные могут принимать только два значения: Истина или Ложь (Да или Нет).
  • Поле объекта OLE — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (графические, аудио- и видеоданные, фрагменты электронных таблиц и др.). Реально такие объекты в таблице не хранятся. Они хранятся в другой части файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них. Это позволяет существенно ускорить операции с базой данных.
  • Гиперссылка — специальное поле для хранения адресов Web—страниц Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск программы — браузера (например, Internet Explorer) и воспроизведение страницы в его окне.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: На стипендию можно купить что-нибудь, но не больше. 9476 — | 7512 — или читать все.

Работа с СУБД MS Access

Цель лекции: Ознакомиться Microsoft Access. Microsoft Access является реляционной базой данных. Дать основные понятия по объектам базы данных . Рассмотреть основные принципы работы Microsoft Access.

Объекты Microsoft Access

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД , как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица. Объект , который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос. Объект , который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE ( запрос по образцу) или инструкции SQL ( структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект , предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA .

4. Отчет. Объект , предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект , представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос , который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA .

6. Модуль. Объект , содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы — служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет ).

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 6.1.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector