Foreversoft.ru

IT Справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Столбец подстановок access

Использование Мастера подстановок

Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может быть как фиксированным, так и содержаться в таблице или запросе. Сформировать столбец подстановок для поля помогает Мастер подстановок (Lookup Wizard). Давайте создадим столбец подстановок для поля «КодКлиента» в таблице «Список рассылки оповещений». Это даст нам возможность при вводе данных в эту таблицу вводить не коды клиентов, которые мы не знаем, а выбирать из списка название организации, в которой работает данное лицо. Чтобы использовать Мастера подстановок (Lookup Wizard), необходимо:

  1. Открыть таблицу «Поставщики предприятия» в режиме Конструктора.
  2. Выделить поле «КодКлиента» и выбрать из списка в столбце Тип данных (Data Туре) значение Мастер подстановок (Lookup Wizard) (рис. 2.15).

Применять операцию подстановки можно только к полям, содержащим текстовые и числовые данные, а также к логическим полям. Другие типы полей не могут использовать подстановку.

На нижней панели окна Конструктора таблиц находится вкладка Подстановка (Lookup), в которой определяются свойства поля, относящиеся к подстановке. Если столбец подстановки для поля не определен, значение свойства Тип элемента управления (Display Control) для текстовых и числовых полей равно Поле (Text Box), для логического типа — Флажок (Check Box). При этом остальные свойства на вкладке Подстановка (Lookup) отсутствуют.

Если вы хотите добавить к полю столбец подстановок, то установите для свойства Тип элемента управления (Display Control) значение Поле со списком (Combo Box) или Список (ListBox).[ Для просмотра таблицы в режиме Таблица эти поля абсолютно равноценны, различаются они в формах. Поле Список отображается на экране сразу в виде скроллируемого списка значений, а Поле со списком отображается в виде выпадающего списка. (О других отличиях см. разд. «Встроенные элементы управления» в гл. 9.) ]

В этом случае на вкладке Подстановка (Lookup) появляется ряд свойств, позволяющих управлять параметрами подстановки (рис. 2.20).

Наименование свойстваОписание
Тип источника строк (Row Source Type)Свойство определяет тип источника строк для списка или поля со списком. Может принимать три значения: Таблица или запрос (Table/Query), Список значений (Value List) и Список полей (Field List).
Источник строк (Row Source)Свойство определяет источник данных элемента управления. При выборе типа источника строк Список значений (Value List) оно представляет собой список элементов, разделяемых точкой с запятой (;), в противном случае — имя таблицы или запроса или инструкцию языка SQL.
Присоединенный столбец (Bound Column)Свойство определяет номер столбца списка или поля со списком, содержащего значение элемента управления. Если это свойство имеет значение 0, то в поле передается номер строки списка, если 1 и больше, то в поле передаются данные из соответствующего столбца списка. Значение этого свойства не может превышать значение свойства Число столбцов (Column Count).
Число столбцов (Column Count)Свойство определяет число столбцов, выводимых в списке или в поле со списком. Если в качестве источника строк используется Таблица или запрос (Table/Query), то в списке будут выводиться столбцы таблицы, начиная с первого и заканчивая тем, который указан в значении данного свойства. Если в качестве источника строк используется список значений, то в списке будет выводиться указанное число столбцов, а данные в них будут располагаться построчно в последовательности, указанной в свойстве Источник строк (Row Source).
Заглавия столбцов (Column Heads)Свойство определяет, используются ли первые элементы списка или поля со списком как заголовки столбцов.
Ширина столбцов (Column Widths)Свойство определяет ширину столбцов списка или поля со списком. При использовании нескольких столбцов значения разделяются точкой с запятой (;). Задав нулевое значение, можно скрыть столбец.
Число строк списка (List Rows)Свойство определяет максимальное число строк для поля со списком. Если количество элементов списка превысит указанное число строк, в списке появится линейка прокрутки.
Ширина списка (List Width)Свойство определяет ширину раскрывающегося списка для поля со списком.
Ограничиться списком (Limit to List)Свойство определяет, могут ли вводиться в поле со списком значения, не являющиеся элементами списка.

Таблица 2.5. Свойства подстановки для поля со списком

Если значение свойства Тип элемента управления (Display Control) равно Список (List Box) (а это возможно только для текстовых и числовых полей), на вкладке Подстановка появляются только свойства, отмеченные в табл. 2.5 звездочкой (*).

СОЗДАНИЕ ПОЛЯ ПОДСТАНОВКИ ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ТАБЛИЦ В СУБД ACCESS

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

Витебский государственный политехнический колледж ВГТУ

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS

Создание поля подстановки

Поле подстановок – это поле в таблице, значения которого загружаются из другой таблицы или из списка значений. Ввод значений в поле подстановок существенно упрощается за счёт выбора данных из раскрывающегося списка и повышает производительность процесса формирования таблиц.

Поле подстановок можно создавать вручную или автоматически путем заполнения полей мастера подстановок. По возможности следует использовать второй вариант, так как мастер подстановок автоматически заполняет соответствующие свойства поля и при этом создаёт соответствующие связи между таблицами.

Предположим, что имеется база данных Университет , содержащая таблицы Студент , Специальность , Группа и Факультет (рис. 1-4) и в качестве примера рассмотрим добавление в таблицу Студент поля Наименование_факультета , используя операцию подстановки.

Рис. 1. Пример заполнения таблицы Студент

Рис. 2. Пример заполнения таблицы Специальность

Рис. 3. Пример заполнения таблицы Группа

Рис. 4. Пример заполнения таблицы Факультет

Так как в рассматриваемой базе данных есть таблица Факультет , то целесообразно создать поле подстановки и в процессе заполнения поля Наименование_факультета использовать подстановку нужного наименования из раскрывающегося списка 1 . Создание поля подстановок удобно осуществлять с использованием Мастера. Для этого необходимо:

— открыть таблицу Студент ;

— открыть вкладку ПОЛЯ ;

— щёлкнуть левой кнопкой мышки (ЛКМ) по кнопке Щелкните для добавления на последнем поле таблицы;

— из открывшегося краткого меню подать команду Подстановка и отношение (рис. 5). На экране появится окно Создание подстановки (рис. 6), в котором отображается список значений для выбора. По умолчанию предлагается импортировать значения из другой таблицы или другого запроса;

Рис. 5. Краткий список свойств поля

Рис. 6. Окно Создание подстановки

— щёлкнуть ЛКМ по кнопке Далее . На экране появится второе окно Создание подстановки (рис. 7), в котором предлагается выбрать таблицу или запрос со значениями, которые будет содержать поле подстановки. Факультет и щёлкнуть ЛКМ по кнопке Далее ;

Рис. 7. Окно выбора объекта, из которого будет импортировано поле подстановки

— выделить таблицу Факультет и щёлкнуть ЛКМ по кнопке Далее . На экране появится третье окно Создание подстановки (рис. 8), в котором запрашиваются поля таблицы Факультет , значения которых будет содержать поле подстановки в таблице Студент .

Рис. 8. Окно с запросом на выбор столбцов подстановки

— в разделе Доступные поля задать поле Наименование_факультета и щёлкнуть ЛКМ по кнопке, обозначенной стрелочкой на рис. 8.Заданное поле будет перемещено в раздел Выбранные поля ;

— в следующих, четвёртом и пятом окнах Создание подстановки (рис. 9 и 10) нужно выбрать порядок сортировки элементов списка и задать нужную ширину столбца списка. В окне на рис. 10 рекомендуется активизировать опцию Скрыть ключевой столбец ;

Рис. 9. Окно с запросом порядка сортировки записей

Рис. 10. Окно с запросом ширины поля

— в шестом окне Создание подстановки (рис. 11) задать подпись поля подстановки (заголовок столбца) и щёлкнуть ЛКМ по кнопке Готово . В качестве названия в данном примере логично задать Наименование_факультета .

Рис. 11. Окно с запросом заголовка поля подстановки

На этом создание поля подстановки закончено.

Теперь для заполнения данными ячеек поля Наименование_факультета пользователь должен щёлкнуть ЛКМ по заполняемой ячейке, раскрыть список и выбрать нужное название факультета, как показано на рис. 12.

Рис. 12. Заполнение ячейки поля Наименование_факультета данными

1. Сеннов, А. Access 2010. Учебный курс / А. Сеннов. – СПб : Питер, 2010. 288 с. : ил.

2. Шелкоплясова, Т.Н. Основы компьютерной грамотности : пособие [Текст] / Т.Н. Шелкоплясова, Е.С. Шелкоплясов, О.А. Левкович – Минск : Элайда, 2008. – 656 с. : ил.

1 Все представленные в таблицах данные являются вымышленными. Совпадения с реально существующими данными следует рассматривать как случайные.

Создание и удаление поля подстановки

Создание поля подстановки не только делает данные более понятными, но и позволяет избежать ошибок данных, ограничивая значения, которые можно вводить. Поле подстановки может отображать понятное пользователю значение, связанное с другим значением в таблице исходных данных. Например, вам нужно записать заказ клиента в таблице «Заказы». Однако все сведения о клиентах отслеживаются в таблице «Клиенты». Вы можете создать поле подстановки, отображающее сведения о клиенте в элементе управления «поле со списком» или «список». Затем, когда вы выбираете клиента в этом элементе управления, в записи заказа сохраняется соответствующее значение, например значение первичного ключа клиента.

Примечание. В Access есть другие типы полей списков: поле списка значений, которое хранит только одно значение из допустимых, определенных в свойстве, и многозначное поле, в котором можно хранить до 100 значений, разделенных запятой (,). За дополнительной информацией обращайтесь к статьям Создание и удаление поля списка значений и Создание и удаление многозначного поля.

В этой статье

Что такое поле подстановки?

Поле подстановки — это поле таблицы, значение которого получено из другой таблицы или запроса. По возможности следует создавать поле подстановки с помощью мастера подстановок, который упрощает процесс, автоматически заполняя соответствующие свойства полей и создавая нужный тип связи между таблицами.

Создание поля подстановки в Конструкторе

Откройте таблицу в режиме Конструктор.

В первой доступной пустой строке щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите имя поля подстановки.

В столбце Тип данных этой строки щелкните стрелку, а затем в раскрывающемся списке выберите пункт Мастер подстановок.

Примечание. Мастер подстановок в зависимости от выбранных в нем настроек создает списки трех типов: поле подстановки, поле списка значений и многозначное поле.

Внимательно следуйте указаниям мастера.

На первой странице выберите вариант Объект «поле подстановки» получит значения из другой таблицы или другого запроса и нажмите кнопку Далее.

На второй странице выберите таблицу или запрос со значениями и нажмите кнопку Далее.

На третьей странице выберите одно или несколько полей и нажмите кнопку Далее.

На четвертой странице выберите порядок сортировки для полей при отображении в списке и нажмите кнопку Далее.

На пятой странице настройте ширину столбца, чтобы упростить чтение значений и нажмите кнопку Далее.

На шестой странице при необходимости измените имя поля, установите флажок Включить проверку целостности данных, выберите вариант Каскадное удаление или Ограничить удаление и нажмите кнопку Готово.

Дополнительные сведения о применении проверки целостности данных см. в статье Создание, изменение и удаление отношения.

Сведения о связанных и отображаемых значениях

Поле подстановки предназначено для замены отображаемого числа, например ИД, более понятным значением, таким как имя. Например, вместо отображения идентификатора контакта Access может показать имя контакта. Идентификатор контакта является связанным значением. Оно автоматически ищется исходной таблице или запросе и заменяется именем контакта. Имя контакта является отображаемым значением.

Важно понимать разницу между отображаемым и связанным значением поля подстановки. Отображаемое значение автоматически выводится в режиме таблицы (по умолчанию). Тем не менее сохраняется именно связанное значение, использующееся в условиях запроса, а также приложением Access при связывании таблиц.

Ниже в примере поля подстановки «КомуНазначено»:

1 Имя сотрудника является отображаемым значением

2 ИД сотрудника является связанным значением, сохраняемым в свойстве Присоединенный столбец поля подстановки.

Обновление свойств поля подстановки

Если для создания поля подстановки используется мастер подстановок, его свойства задаете вы. Чтобы изменить структуру многозначного поля, укажите свойства Подстановки.

Откройте таблицу в Конструкторе.

Щелкните имя поля подстановки в столбце Имя поля.

В разделе Свойства поля откройте вкладку Подстановка.

Задайте свойству Тип элемента управления значение Поле со списком, чтобы видеть все доступные изменения свойств, отражающие ваш выбор. Дополнительные сведения см. в разделе Свойства поля подстановки.

Удаление поля подстановки

Важно! При удалении поля подстановки, в котором содержатся данные, эти данные теряются без возможности восстановления, отменить это действие нельзя. Поэтому перед удалением каких-либо полей или других компонентов базы данных создавайте резервную копию базы данных. Также удаление поля подстановки может быть запрещено, так как применяется проверка целостности данных. Дополнительные сведения см. в статье Создание, изменение и удаление отношения.

Удаление из режима таблицы

Откройте таблицу в режиме Режим таблицы.

Найдите поле подстановки, щелкните правой кнопкой мыши строку заголовка и выберите команду Удалить поле.

Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить удаление.

Удаление из конструктора

Откройте таблицу в режиме Конструктор.

Щелкните область выделения строки рядом с полем подстановки, а затем нажмите клавишу DELETE, либо щелкните правой кнопкой мыши область выделения строки и выберите команду Удалить строки.

Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить удаление.

Свойства поля подстановки

Тип элемента управления

Укажите это свойство, чтобы задать отображаемые свойства:

Поле со списком содержит список всех доступных свойств.

Список содержит список всех доступных свойств кроме свойств Число строк списка, Ширина списка и Ограничиться списком.

Текстовое поле не отображает свойства и преобразует поле в поле, доступное только для чтения.

Тип источника строк

Определяет, откуда брать значения для поля подстановки: из другой таблицы или запроса либо из списка указанных вами значений. В качестве источника вы также можете выбрать имена полей таблицы или запроса.

Указывает таблицу, запрос или список значений, из которых извлекаются значения для поля подстановки. Если свойство Тип источника строк имеет значение Таблица или запрос или Список полей, в этом свойстве должно быть указано имя таблицы или запроса либо инструкция SQL, представляющая запрос. Если свойство Тип источника строк имеет значение Список значений, это свойство должно содержать список значений, разделенных точками с запятой.

Указывает столбец в источнике строк, в котором содержится значение, хранящееся в столбце подстановок. Может принимать любое значение в диапазоне между 1 и числом столбцов в источнике строк.

Столбец, из которого извлекается значение, может отличаться от отображаемого столбца.

Определяет число столбцов в источнике строк, которые можно отобразить в поле подстановки. Чтобы выбрать столбцы для отображения, нужно задать ширину столбцов в свойстве Ширина столбцов.

Определяет, нужно ли отображать заголовки столбцов.

Задает ширину каждого столбца. Отображаемое значение в поле подстановки — это один или несколько столбцов, для которых в свойстве Ширина столбцов указано значение, отличное от нуля.

Если столбец не нужно отображать, например столбец «Код», укажите значение «0» для его ширины.

Число строк списка

Определяет количество строк, отображаемых в поле подстановки.

Определяет ширину элемента управления, появляющегося при отображении поля подстановки.

Определяет возможность ввода значения, отсутствующего в списке.

Разрешить несколько значений

Определяет возможность выбора нескольких значений в поле подстановки.

Нельзя изменить значение этого свойства с «Да» на «Нет».

Разрешить изменение списка значений

Определяет возможность редактирования элементов поля подстановки, основанного на списке значений. Если это свойство имеет значение Да, при щелчке правой кнопкой мыши поля подстановки, основанного на списке значений из одного столбца, в меню появится команда Изменение элементов списка. Если поле подстановки содержит несколько столбцов, это свойство игнорируется.

Форма изменения элементов списка

Указывает существующую форму, используемую для изменения элементов списка в поле подстановки, основанном на таблице или запросе.

Только значения источника строк

Показывает только значения, соответствующие текущему источнику строк, если свойство Разрешить несколько значений имеет значение Да.

Создание связей с помощью мастера подстановок

В этом курсе:

С помощью мастера подстановок можно создать связи между таблицами. Он создает внешний ключ, который ссылается на первичный ключ другой таблицы.

Создание связи с помощью мастера подстановок

В режиме таблицы откройте таблицу, которая будет искать данные из другой. Эта таблица будет дочерней.

В самом правом столбце щелкните надпись Щелкните для добавления, а затем выберите пункт Подстановка и отношение.

На первом экране мастера подстановок выберите элемент Поле подстановки должно получать значения из другой таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.

Выберите таблицу, из которой поле подстановки будет получать значения. Эта таблица будет родительской. После этого нажмите кнопку Далее.

Чтобы выбрать поля, из которых будут браться данные, задайте порядок сортировки для полей, а также настройте ширину столбцов, следуя инструкциям в соответствующих окнах.

Совет: Чтобы оптимально использовать пространство в таблице, выберите Скрыть ключевой столбец, когда будете настраивать ширину столбцов. Этот параметр не влияет на связи и синхронизацию данных между таблицами.

Выберите поле, которое будет однозначно определять строки в родительской таблице.

Введите имя для нового поля подстановки и установите флажок Включить проверку целостности данных, а затем — переключатель Каскадное удаление или Ограничить удаление.

Совет: Советуем отразить в имени поля специфику данных, а также указать, что это поле внешнего ключа (пример: Код клиента_ВН_КЛ).

Нажмите кнопку Готово, а затем — Сохранить .

Вы создали связь и внешний ключ, а также настроили параметры синхронизации данных между двумя таблицами.

Изменение связи между таблицами

Если вы хотите изменить связь между таблицами, сначала следует их закрыть.

Выберите Работа с базами данных > Схема данных.

Выберите линию связи между двумя таблицами.

Выберите Конструктор > Изменить связи.

В диалоговом окне Изменение связей внесите необходимые изменения, а затем нажмите кнопку ОК.

Щелкните значок Сохранить , чтобы сохранить изменения.

Вам нужны дополнительные возможности?

Один из самых простых способов создать связь «один ко многим» — с помощью мастера подстановок. Он выполняет сразу две полезные функции.

Он создает связь, после чего вы можете использовать поле внешнего ключа, чтобы выбрать значения из таблицы со стороны «один» (из родительской таблицы) связи.

Это упрощает ввод данных. В этом примере нам нужно всего лишь выбрать имя (значение со стороны «один») и ввести номер телефона.

Если вы пользуетесь мастером подстановок, вам не нужно поле внешнего ключа в дочерней таблице — мастер создает его автоматически. Если у вас уже есть внешний ключ, вы можете его использовать.

Вот пример базы данных. В нем нет внешнего ключа.

Для начала выберите заголовок пустого поля или заголовок внешнего ключа, если он у вас есть.

Выберите пункт Подстановка и отношение, чтобы запустить мастер.

Выберите первый вариант, чтобы получить значения из другой таблицы, и нажмите кнопку Далее.

Выберите родительскую таблицу — «Клиенты» — и нажмите кнопку Далее.

Нам требуется подстановка значений в поле «Имя клиента», так что выберите и переместите его. Это — вычисляемое поле.

Мы использовали его где-то минуту назад. Обратите внимание, что имя в нем отображено полностью. Благодаря этому вам не придется выбирать нужные данные наугад. С полем подстановки ввод данных становится быстрее и точнее.

Нажмите кнопку Далее. Порядок сортировки необязателен, так что пропустим этот шаг и нажмем кнопку Далее.

Как правило, ключевой столбец лучше скрыть, иначе он будет без нужды занимать место в базе данных, поэтому нажмем кнопку Далее.

Давайте назовем это поле «ВК ИД клиента», обозначив таким образом, что родительское поле — это «ИД клиента»; буквы «ВК» напоминают, что это внешний ключ.

Теперь установим флажки Включить проверку целостности данных и Каскадное удаление. Это обеспечивает целостность данных и включает каскадное удаление. Нажмите кнопку Готово — поле создано.

И, наконец, давайте внесем изменение в эту связь. Для этого нам нужно закрыть таблицу с номерами телефонов. Связь нельзя изменить, если открыта какая-нибудь из задействованных в ней таблиц.

Закрыв таблицу, выбираем на вкладке Работа с базами данных элемент Схема данных. Выделим линию связи, а затем выберем на ленте элемент Изменить связи.

Как видите, флажки Обеспечение целостности данных и Каскадное удаление связанных записей установлены. Установим также средний флажок — каскадное обновление связанных полей — и по завершении нажмем кнопку ОК.

Мы создали связь «один ко многим» с помощью мастера подстановок, создали внешний ключ и изменили один из параметров связи.

Читать еще:  Как сделать слайдшоу в powerpoint
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector