Foreversoft.ru

IT Справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Создание межтабличных связей в базе access

Установка связей между таблицами БД Access 2007

Учебная дисциплина
Информатика и компьютерная техника
Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.3. Установка логических связей в БД Access 2007

Логические связи устанавливаются между одноименными полями таблиц базы данных Access 2007. Связь данных в одной таблице с данными в других таблицах осуществляется через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля. В нашем случае мы должны установить логические связи между таблицами: Группы студентов, Студенты, Дисциплины и Успеваемость.

Для установления связей используем ключевые поля: КодГруппы, КодСтудентов и КодДисциплины. Например, между первичным ключом (КодГруппы) tables Группы студентов и вторичным ключом (КодГруппы) tables Студенты устанавливаем связь один — ко — многим.

Прежде чем приступить к созданию логических связей надо в Окне редактирования закрыть все tables и перейти на вкладку Работа с базами данных. Затем щелкнуть на пиктограмме Схема данных, в окне редактирования появится активное диалоговое окно «Добавление таблицы» на фоне неактивного окна Схема данных (рис. 1).

В окне Добавление таблиц необходимо выделить имена таблиц и нажать кнопку Добавить, при этом в окне «Схема данных» появятся все tables (рис. 2). После этого необходимо закрыть окно диалога.

Далее необходимо установить связи между табл. в окне Схема данных. Для этого в окне Схема данных необходимо отбуксировать (переместить) поле КодГруппы из таблицы Группы студентов на соответствующее поле tables Студенты, в результате этой операции появится окно «Изменение связей» (рис. 3) .

В появившемся окне диалога «Изменение связей» (рис. 3) необходимо установить флажки: «Обеспечить целостность данных», «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных записей», убедиться в том, что установлен тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку Создать.

В окне Схема данных появится связь один-ко-многим между таблицами Группы студентов и Студенты. Аналогичным образом надо связать поля КодСтудента в таблицах Студенты и Успеваемость, а затем поля КодДисциплины в таблицах Успеваемость и Дисциплины. В итоге получим Схему данных, представленную на рисунке 4.

После установки связей между таблицами, окно Схема данных необходимо закрыть. Далее необходимо осуществить заполнение всех таблиц. Заполнение целесообразно начинать с табл. Группы студентов, так как поле КодГруппы табл. Студенты используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля табл. Студенты.

Затем установить связи между табл. «Студенты» и «Успеваемость», «Дисциплины» и «Успеваемость», так как поля КодСтуденты и КодДисциплины табл. Успеваемость используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующих полей таблицы Успеваемость.

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Руководство по межтабличным связям

Одной из целей создания хорошей структуры базы данных является устранение избыточности (повторения) данных. Для этого нужно распределить данные по нескольким отдельным тематически организованным таблицам, чтобы каждый факт был представлен один раз. В приложении Access будет предоставлен способ сбора разбросанных данных — это делается путем помещения общих полей в связанные таблицы. Чтобы корректно выполнить это действие, нужно понять взаимосвязи между таблицами и описать эти взаимосвязи в базе данных.

В этой статье

Введение

После создания таблицы для каждой темы в базе данных нужно предоставить приложению Accessсредства, с помощью которых можно будет при необходимости объединять сведения. Это делается путем создания общих полей в связанных таблицах и настройки связей между таблицами. После этого можно создавать запросы, формы и отчеты, одновременно отображающие сведения из нескольких таблиц. Например, приведенная ниже форма содержит сведения из нескольких таблиц:

1. Эта форма содержит данные из таблицы клиентов,

4. и сведений о заказах.

Имя клиента в поле Плательщик получено из таблицы «Клиенты», значения кода заказа и даты заказа — из таблицы «Заказы», наименование товара — из таблицы «Товары», а цена и количество — из таблицы «Заказано». Чтобы можно было передать данные в форму, эти таблицы связаны друг с другом несколькими способами.

В приведенном примере поля в таблицах должны быть согласованы таким образом, чтобы отображать сведения об одном и том же заказе. Это согласование осуществляется путем установления связей между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между значениями в ключевых полях — часто между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с первичным ключом одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для связывания сотрудников с заказами, за которые они отвечают, можно создать связь между полями «Код сотрудника» в таблицах «Сотрудники» и «Заказы».

1. Поле «Код сотрудника» отображается в двух таблицах: как первичный ключ.

2. и как внешний ключ.

Типы связей между таблицами

В Access есть три типа связей между таблицами.

Рассмотрим базу данных, в которой учитываются заказы, включающую таблицы «Клиенты» и «Заказы» в качестве примера. Клиент может разместить любое количество заказов. Следовательно, у любого клиента, представленного в таблице «Клиенты», может быть много заказов, представленных в таблице «Заказы». Поэтому связь между таблицами «Клиенты» и «Заказы» — это отношение «один-ко-многим».

Чтобы создать отношение «один-ко-многим» в структуре базы данных, добавьте первичный ключ на стороне «один» в таблицу на стороне «многие» в виде дополнительного поля или полей. В данном примере необходимо добавить новое поле — поле «Код» из таблицы «Клиенты» — в таблицу «Заказы» и назвать его «Код клиента». После этого Access сможет использовать номер «Код клиента» из таблицы «Заказы» для поиска клиента каждого заказа.

Рассмотрим связь между таблицами «Товары» и «Заказы». Отдельный заказ может включать несколько товаров. С другой стороны, один товар может входить в несколько заказов. Таким образом, для каждой записи в таблице «Заказы» может существовать несколько записей в таблицы «Товары». Таким образом, для каждой записи в таблице «Заказы» может существовать несколько записей в таблице «Заказы». Эта связь называется отношением «многие-ко-многим». Обратите внимание, что для определения существующей схемы отношений «многие ко многим» между вашими таблицами, очень важно рассматривать обе стороны отношений.

Чтобы представить связь «многие-ко-многим», нужно создать третью (связующую) таблицу, в которой она разбивается на две связи «один-ко-многим». Первичные ключи двух таблиц вставляются в третью таблицу. В результате в третьей таблице сохраняются все экземпляры связи. Например, таблицы «Заказы» и «Продукты» имеют связь «многие-ко-многим», определяемую путем создания двух связей «один-ко-многим» в таблице «Заказано». В одном заказе может быть много продуктов, и каждый продукт может быть указан во многих заказах.

При отношении «один-к-одному» каждая запись в первой таблице может иметь не более одной связанной записи во второй таблице, и наоборот. Отношения этого типа используются нечасто, поскольку обычно сведения, связанные таким образом, хранятся в одной таблице. Отношение «один-к-одному» используется для разделения таблицы, содержащей много полей, с целью отделения части таблицы по соображениям безопасности, а также с целью сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. После определения такого отношения у обеих таблиц должно быть общее поле.

Зачем создавать связи между таблицами?

Связи между таблицами можно создать непосредственно с помощью окна «Схема данных» или путем перетаскивания поля из области Список полей. Access использует связи между таблицами для того, чтобы решить, как связать таблицы для использования их в объекте базы данных. Существует несколько причин для создания связей между таблицами перед созданием других объектов базы данных (форм, запросов, отчетов).

Связи между таблицами предоставляют сведения для структурирования запросов

Для работы с записями из нескольких таблиц часто приходится создавать запросы, соединяющие таблицы. Запрос сопоставляет значения в поле первичного ключа первой таблицы с полем внешнего ключа второй таблицы. Например, чтобы получить строки, в которых перечисляются все заказы для каждого из клиентов, можно создать запрос, соединяющий таблицу «Клиенты» с таблицей «Заказы» на основе поля «Код клиента». В окне «Схема данных» можно вручную указать поля для соединения. Но если связь между таблицами уже существует, Access использует соединение по умолчанию на основе существующей связи между таблицами. Кроме того, при использовании одного из мастеров запросов Access использует сведения об уже определенных связях между таблицами, чтобы предоставить пользователю выбор и подставить в параметры свойств соответствующие значения по умолчанию.

Связи между таблицами предоставляют сведения для структурирования форм и отчетов

При создании формы или отчета в Access используются сведения об уже определенных межтабличных связях, чтобы предоставить пользователю выбор и предварительно заполнить параметры свойств соответствующими значениями по умолчанию.

Связи между таблицами — это та основа, с помощью которой можно обеспечить целостность данных, чтобы в базе данных не было потерянных записей. Потерянная запись — это запись со ссылкой на несуществующую запись (например, запись заказа со ссылкой на отсутствующую запись клиента).

При создании базы данных сведения распределяются по таблицам, в каждой из которых есть первичный ключ. После этого к связанным таблицам добавляются внешние ключи, имеющие ссылки на первичные ключи. Эти пары из внешнего и первичного ключей формируют основу для связей между таблицами и многотабличных запросов. Поэтому важно, чтобы ссылки «внешний ключ — первичный ключ» оставались синхронизированными. Целостность данных, которая зависит от связей в таблице, гарантирует, что ссылки остаются синхронизированными.

Читать еще:  Ms access уроки

Понятие о целостности данных

При создании базы данных сведения распределяются по множеству тематически организованных таблиц, чтобы свести к минимуму избыточность данных. После этого в Access предоставляются средства сбора разбросанных данных путем создания в связанных таблицах общих полей. Например, чтобы создать связь «один-ко-многим», добавьте первичный ключ из таблицы на стороне «один» как дополнительное поле в таблицу на стороне «многие». Чтобы соединить данные, Access подставляет значение из таблицы на стороне «многие» в соответствующее поле таблицы на стороне «один». Таким образом, значения таблицы на стороне «многие» связаны с соответствующими значениями на стороне «один».

Предположим, между таблицами «Грузоотправители» и «Заказы» существует связь «один-ко-многим», и нужно удалить грузоотправителя. Если у грузоотправителя, которого нужно удалить, есть заказы в таблице «Заказы, они станут потерянными записями после удаления записи грузоотправителя. В таблице «Заказы» останется код грузоотправителя, но он будет недействителен, поскольку запись, на которую он ссылается, уже не существует.

Задача сохранения целостности данных состоит в предотвращении появления потерянных записей и поддержании ссылок в синхронизированном состоянии, чтобы описанная выше гипотетическая ситуация никогда не возникла.

Обеспечение целостности данных включается для конкретного отношения между таблицами. После активации, Access будет отклонять любые операции, нарушающие целостность данных для этой межтабличной связи. Это означает, что Access будет отклонять как любые обновления, изменяющие целевой объект ссылки, так и удаление такого целевого объекта. Возможно, у вас может быть полностью допустимая потребность в изменении первичного ключа для поставщика, у которого есть заказы в таблице «Заказы». В этом случае необходимо, чтобы Access выполнил автоматическое обновление всех задействованных строк в рамках одной операции. Таким образом, Access гарантирует, что обновление будет полностью завершено, а база данных не будет находиться в несогласованном состоянии, когда некоторые строки обновлены, а другие — нет. Для этого в Access имеется параметр Каскадное удаление связанных записей. Если при включении обеспечения целостности данных был включен параметр Каскадное удаление связанных полей, то при последующем обновлении первичного ключа Access автоматически обновляет все связанные с ним поля.

Может понадобиться удалить строку и все связанные записи — например, запись грузоотправителя и все связанные с ним заказы. Для этого в Access имеется параметр Каскадное удаление связанных записей. Если при обеспечении целостности данных выбрать параметр Каскадное удаление связанных записей, а затем удалить запись на стороне первичного ключа в отношении, Access автоматически удалит все записи со ссылкой на первичный ключ.

Просмотр связей между таблицами

Чтобы просмотреть межтабличные связи, щелкните Схема данных на вкладке Работа с базами данных. Откроется окно «Схема данных», в котором будут отображены все существующие связи. Если связи еще не были определены или это окно открывается впервые, приложение Access предложит добавить в окно таблицу или запрос.

Вызов окна «Схема данных»

На вкладке Файл выберите команду Открыть.

Выбор и открытые базы данных.

На вкладке Работа с базами данных в группе Отношения нажмите кнопку Схема данных.

Если в базе данных есть связи, будет отображено окно «Схема данных». Если в базе данных нет связей или это окно открывается впервые, будет отображено диалоговое окно Добавление таблицы. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть это диалоговое окно.

На вкладке Конструктор в группе Связи щелкните элемент Все связи.

Будут отображены все связи, определенные в базе данных. Обратите внимание на то, что скрытые таблицы (таблицы, для которых установлен флажок скрытый в диалоговом окне Свойства) и их отношения не отображаются, если в диалоговом окне Параметры переходов не выбран параметр Показывать скрытые объекты.

Связь между таблицами представляется как линия между таблицами в окне «Схема данных». Связь, не обеспечивающая целостность данных, отображается как тонкая линия между общими полями, поддерживающими связь. Если выбрать связь, щелкнув линию, то линия станет жирной. Если обеспечить целостность данных для этой связи, линия станет толще на концах. Кроме того, над жирной частью линии с одной стороны связи будет отображаться цифра 1, а с другой стороны — символ бесконечности ( ∞).

Когда открыто окно «Схема данных», на ленте доступны указанные ниже команды.

На вкладке Конструктор в группе Сервис

Изменить связи . Открывает диалоговое окно Изменение связей . При выборе линии связи можно щелкнуть элемент Изменить связи, чтобы изменить связь между таблицами. Можно также дважды щелкнуть линию связи.

Очистить макет . Запрещает отображение всех таблиц и связей в окне «Схема данных». Имейте в виду, что эта команда только скрывает таблицы и связи, но не удаляет их.

Отчет о связях . Создает отчет, отображающий таблицы и связи базы данных. В отчете отображаются только таблицы и связи, не скрытые в окне «Схема данных».

На вкладке Конструктор в группе Отношения

Добавить таблицу . Открывает диалоговое окно Добавление таблицы, чтобы можно было выбрать таблицы и запросы для просмотра в окне «Схема данных».

Скрыть таблицу . Скрывает выбранную таблицу в окне «Схема данных».

Прямые связи . Отображает все связи и связанные таблицы для выбранной таблицы в окне «Схема данных», если они еще не отображены.

Все связи . Отображает все связи и связанные таблицы базы данных в окне «Схема данных». Имейте в виду, что скрытые таблицы (таблицы, для которых установлен флажок Скрытый в диалоговом окне Свойства) и их связи не будут отображены, если не установлен флажок «Показывать скрытые объекты» в диалоговом окне «Параметры переходов».

Закрыть . Закрывает окно «Схема данных». Если в макет окна «Схема данных» были внесены какие-либо изменения, будет предложено сохранить их.

Создание межтабличных связей. Работа с СУБД MS Access

Работа с СУБД MS Access

Цель: Освоение основных приемов работы с СУБД Microsoft Access.

Основные понятия Microsoft Access

База данных — это организованный набор данных. Программа MS Access является системой управления базами данных (СУБД), т.к. она позволяет создавать, организовывать и управлять данными, хранящимися в базах (вводить и изменять данные, проводить поиск данных, составлять отчеты).

Задание 1. Создать базу данных для приемной комиссии. Файл сохранить в своей папке.

Указания.

1. Откройте MS Access, используя путь: ПускПрограммыОфисные MS Access.

2. ВыберитеПустая база данных рабочего стола.

Ø Укажите имя файла «Приемная комиссия«.

Ø Нажмите значок 1 справа от имени файла. Укажите расположение файла.

Ø Нажмите Создать.

Ваша папка

Основными объектами в Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Access хранит все объекты одной базы данных в одном файле, имеющем расширение .mdb (до Access 2003) или .accdb (начиная с Access 2007). Хранение всей базы данных в одном файле облегчает копирование и резервирование базы данных

1. Таблица –объект, который используется для хранения данных об объекте определенного типа, например, о клиентах. В базу данных могут входить много таблиц. В строке таблице (записи) содержится информация о некотором объекте (человеке, товаре и т.п.). Столбцы таблицы (поля) определяют свойства объекта (фамилия, адрес клиента, штрих-код товара).

Для каждой таблицы нужно определить первичный ключ (одно или несколько полей, позволяющих однозначно идентифицировать одну запись).

2. Запрос – объект, который позволяет получить данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать Мастер запросов, Конструктор запросов или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление, добавление данных, а также запросы на создание новых таблиц на основе данных из существующих таблиц.

3. Форма – объект, предназначенный для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.

4. Отчет – объект, предназначенный для вывода данных в удобном пользователю виде и создания документа, который может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос – объект, представляющий собой описание действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, при выборе некоторого элемента в основной форме открыть другую форму, или проверить значения поля при изменении его содержимого. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA (Visual Basic for Applications – упрощённая для приложений реализация языка программирования Visual Basic).

6. Модуль – объект, содержащий программы, написанные на VBA. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на происходящие в них изменения.

Читать еще:  Заполнение таблиц в access

Создание таблицы

Создать таблицу можно двумя способами: в режиме таблицы и в режиме конструктора. В любом случае для создания таблицы надо указать ее имя, список полей и типы данных, которые будут содержаться в этих полях. Ниже приведены типы данных, которые можно хранить в таблицах Access.

Текст (короткий или длинный). Текстовые данные состоят из букв, цифр и специальных символов. Их можно только записать, с ними нельзя производить никакие вычисления. Тип короткий текст указывают, например, для имен, адресов, кодов, названий изделий. В поле длинный текст могут храниться тексты большого размера, включая абзацы. Такие поля занимают много места.

Числовой. В числовом поле хранятся числа, над которыми можно проводить вычисления.

Денежный. В этом поле хранятся денежные значения. Access округляет денежные значения и выравнивает их по десятичному разделителю. Access распознает установленные в Windows национальные стандарты и использует национальные денежные единицы.

Дата/время. В этих полях хранятся значения даты и времени. Access позволяет вводить данные в поля даты и времени в нескольких форматах. Кроме того, Access использует установленные в Windows национальные стандарты, поэтому можно ввести дату в формате, принятом в нашей стране.

Счетчик. В этом поле хранятся последовательные номера, по одному номеру для каждой записи в таблице. При добавлении записей в таблицу Access автоматически добавляет данные в поля счетчика.

Логический. В этих полях хранятся значения «Да» и «Нет» (или «Истина» и «Ложь»), чтобы показать наличие или отсутствие элемента, либо дать ответ на вопрос.

Поле объекта OLE содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.). В поле объекта OLE могут храниться произвольные данные, в том числе и данные нескольких типов. Термин OLE (Object Linking and Embedding — Связывание и внедрение объектов) употребляется тогда, когда речь идет об объектах из других программ, которые можно вставить в таблицу Access.

Вложение (появился в Access 2007). Этот тип данных позволяет вставлять файлы в запись БД, он хорошо подходит для вставки изображения, короткого звукового файла или документа из другого приложения пакета Office, такого как Word или Excel. Вы можете создать таблицу Люди с изображением каждого человека, или каталог изделий с изображением товаров.

Гиперссылка. Это поле позволяет хранить ссылку на Web-страницу, файл или адрес электронной почты, срабатывающие по щелчку кнопки мыши.

В поле типа можно также выбрать значение Мастер подстановок. В этом случае будет создано поле подстановок, котороепозволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

В только что созданной базе данных Access сразу предлагает создание и заполнение таблицы в режиме таблицы, причем ключевое поле Код уже создано, а имя таблицы по умолчанию Таблица1. Для добавления поля необходимо щелкнуть в последнем столбце и выбрать тип данных, которые будут храниться в этом поле.

Для создания таблицы в режиме конструктора надо на вкладке Создание, в группе Таблицывыбрать кнопкуКонструктор таблиц.

1. Откроется окно Конструктора.

2. Заполнить имена полей (перемещаться по ячейкам удобно с помощью клавиш Tab и управления курсором).

3. Выбрать из раскрывающегося списка типы данных.

4. Задать ключевое поле одним из способов:

o щёлкнуть на имени поля правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле.

o щёлкнуть на имени поля левой кнопкой мыши и во вкладке Конструктор, в группе Сервис нажать кнопку Ключевое поле.

5. Задать свойства полей

6. Сохранить, присвоив таблице имя.

7. Закрыть таблицу.

В режим таблицы можно перейти из режима конструктора, не закрывая таблицу, с помощью кнопки Режим, расположенной на вкладке Главная или Конструктор.

При заполнении таблицы данными сохранение их происходит автоматически. Но если произошло изменение макета таблицы (ширина столбцов), то Access попросит подтверждение сохранения этих изменений.

Для изменения структуры таблицы её надо открыть в режиме Конструктора.

Задание 2. Удалить все таблицы из базы данных, если они созданы. Создать в режиме конструктора таблицу Факультеты, в таблице указать имена полей и их типы:

Имя поляТип поля
Код_фктКороткий текст
ФакультетКороткий текст
Экзамен_1Короткий текст
Экзамен_2Короткий текст
Экзамен_3Короткий текст

Задайте ключевое поле КОД_ФКТ.

В свойствах поля задайте размеры полей.

Имя поляКод_фктФакультетЭкзамен_1Экзамен_2Экзамен_3
Размер поля

Задание 3. Создать таблицу Специальности в режиме конструктора следующей структуры:

Имя поляТип поляРазмер поля
Код_спецКороткий текстключевое поле
СпециальностьКороткий текст
Код_фктКороткий текст
ПланЧисловойЦелое

Создание межтабличных связей

В базе данных все таблицы должны быть связаны. Для создания связей

1. Закройте все созданные таблицы.

2. На вкладке Работа с базами данных, в группе Отношения, щелкните кнопку Схема данных.

3. В диалоговом окне из списков выберите таблицы, между которыми создаются связи. Нажмите Добавить.

4. Закройте окно Добавление таблицы. Искомые таблицы появятся в окне Схема данных.

5. Выделите в первой таблице ключевое поле и с помощью мыши перетащить его на одноименное поле второй таблицы. При отпускании кнопки мыши откроется диалоговое окно Изменение связей.

6. Установите флаг Обеспечение целостности данных. Целостность обозначает корректность данных и их непротиворечивость. Целостность связи гарантирует наличие у подчиненных записей только одной родительской записи.

7. Решите, надо ли в данной предметной области устанавливать флаги каскадное обновление и каскадное удаление. При каскадном обновлении (удалении) записей основной таблицы обновляются (удаляются) соответствующие записи в подчиненной таблице.

8. Щёлкните по кнопке Создать. Появится связь 1:1 или 1:М.

Образовавшиеся межтабличные данные отображаются в окне Схема данных в виде линий, соединяющих 2 поля разных таблиц. Одна из таблиц считается главной (основной), а другая – подчиненной. Главная – это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем.

Задание 4. Связать таблицы Факультеты и Специальности через общее поле КОД_ФКТ. При этом в окне Связи активизировать флажки: Обеспечить целостность данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.

Задание 5.Ввести данные в таблицу Факультеты и Специальность. Ввод данных следует начинать с таблицы Факультеты, т.к. эта таблица является главной.

Создание межтабличных связей

Краткие сведения о MS Access

База данных (БД) — это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Система управления базой данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.

Объекты MS Access:

Таблицы – основной объект любой БД; в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в БД; таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства ).

Запросы – объект, служащий для отбора и анализа данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Формы – объект, служащий для ввода новых данных, а также отображения их с помощью специальных средств оформления.

Отчеты – объект, предназначенный только для вывода данных на печатное устройство.

Страницы – специальный объект БД (MS Access 2000) выполненный в коде HTML и размещаемый на Web – странице, осуществляющий интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.

Макросы и модули – это категории объектов, предназначенные для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД.

Загрузка программы: Пуск – Программы – Microsoft office – Microsoft Access (ярлык – «золотой ключик»).

СУБД MS Access предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов БД. Эти средства можно классифицировать как:

· ручные (разработка объектов в режиме Конструктора) ;

· автоматизированные (разработка с помощью программ – мастеров);

· автоматические (средства ускоренной разработки простейших объектов).

При разработке таблиц и запросов рекомендуется использовать ручные средства – работать в режиме Конструктора. При разработке форм, отчетов, наоборот, лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами. Это связано с тем, что для данных объектов большую роль играет внешний вид (дизайн этих объектов). Разработка Страниц, Макросов и Модулей в рамках общетехнического курса «Информатика» не рассматривается, так, как эти средства ориентированы на профессиональных разработчиков баз данных.

Работа с любыми объектами Access начинается с окна базы данных. Окно БД содержит перечень всех объектов БД на закладках. Окно БД открыто первоначально на закладке «Таблицы». Справа на панели окна БД сосредоточены три кнопки управления: «Открыть», «Конструктор», «Создать».

Работа с таблицами

Таблицы являются основными объектами любой БД. Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей БД являются поля и записи.

Поля — (вертикальные) столбцы данных в таблицах. Каждое поле представляет собой элемент, зарезервированный для данных определенного типа.

Записи — (горизонтальные) строки данных в таблицах. Каждая запись представляет собой элемент связанных данных.

Читать еще:  Субд ms access скачать

Свойства полей БД:

Имя поля определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой. Имена полей используется в качестве заголовков столбцов таблиц. Имя поля не должно содержать точки. Например: Ф.И.О. — неверное имя поля. Правильное имя – ФИО.

Тип поля определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле. Таблицы БД, как правило, допускают работы с большим количеством разной типов данных, чем MS Excel.

MS Access работает со следующими типами данных:

текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

Поле Мемо – специальных типов данных для хранения больших объектов текста (до 65 535 символов);

числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

денежный – тип данных для хранения денежных сумм.

счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием.

дата/ время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например ДА или НЕТ).

Создание таблиц

Существуют два основных способа создания таблицы: «вручную» и с помощью мастера таблиц. Следуя выше приведенным рекомендациям, рассмотрим способ создания таблицы «вручную».

Для создания таблицы «вручную» следует:

— в окне БД на закладке «Таблицы» нажать кнопку «Создать»;

— в окне «Новая таблица» нажать кнопку «Конструктор».

Появившееся окно Конструктора таблиц фактически является бланком для создания и редактирования структуры таблиц.

В первом столбце вводят имена полей, которые станут именами столбцов будущей таблицы. Тип данных для каждого поля задается во втором столбце из раскрывающейся списка, открываемого кнопкой выбора типа данных. Эта кнопка – скрытый элемент управления. Она отображается только после щелчка на каждой строке столбца «тип данных» на поле бланка. В MS Access очень много таких скрытых элементов управления, которые не отображаются, пока ввод данных не начат.

Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными, их можно настраивать по желанию.

При создании таблицы целесообразно (хотя и не обязательно) задать ключевое поле. Это поможет впоследствии, при организации связей между таблицами. Для задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт «ключевое поле».

Ключевое поле или первичный ключ – это поле, значения которого однозначно определяют запись в таблице.

Закончив создание структуры таблицы, окно закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы), после чего дают таблице имя, и с этого момента она доступна в числе прочих таблиц в основном окне БД. Оттуда ее можно открыть в случае необходимости.

Созданную новую таблицу открывают в окне БД двойным щелчком на ее значке или нажатием на кнопку «Открыть». Новая таблица не имеет записей – только названия столбцов, характеризующих структуру таблицы. Заполнение таблицы данными производится обычным порядком. Курсор ввода устанавливается в нужную ячейку указателем мыши. Шириной столбцов можно управлять методом перетаскивания их границ. Можно использовать автоматическое форматирование столбцов «по – содержимому». Для этого – установить указатель мыши на границу между столбцами (в строке заголовков столбцов), и когда указатель сменит форму, выполнить двойной щелчок.

После наполнения таблицы данными сохранять их не надо – все сохранится автоматически. Однако, если при работе с таблицей произошло редактирование ее макета (например, изменялась ширина столбцов), то СУБД попросит подтвердить сохранение этих изменений.

Если возникнет необходимость изменить структуру таблицы (состав полей или их свойства), таблицу надо открыть в режиме Конструктора. Для этого следует выделить ее в окне БД и щелкнуть на кнопке «Конструктор».

Создание межтабличных связей

Реляционная связь между таблицами имеет два основных назначения:

— обеспечение целостности данных;

— автоматизация задач обслуживания базы.

Связь между таблицами позволяет:

— либо исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц;

— либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически (и абсолютно корректно) произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.

Создание межтабличных связей происходит в специальном окне «Схема данных», которое открывается кнопкой на панели инструментов или командой Сервис – Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно «Добавление таблицы», в котором можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи. При этом одна из таблиц считается главной, а другая – связанной. Главная – это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем (название этого поля на схеме данных отображается полужирным шрифтом).

На «Схеме данных» с помощью мыши необходимо выделить ключевое поле главной таблицы и, не отпуская кнопки мыши, перетащить это поле в связанную таблицу. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно «Изменение связей». Следующим шагом необходимо установить флажки «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей», затем нажать кнопку «ОК». Флажок «Обеспечение целостности данных» запрещает удалять данные из ключевого поля главной таблицы. Если вместе с ним включены флажки «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей», то, соответствию, операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице.

Работа с запросами

При формировании и выполнении Запроса опрашивается активная база данных. Результат (ответ) представляет собой временную результирующую таблицу, которая может просматриваться на экране или распечатываться.

С помощью запросов выполняются такие операции как отбор данных, их сортировка и фильтрация. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. В общем случае результирующая таблица может не соответствовать ни одной из базовых таблиц базы данных. Ее поля могут представлять набор из полей разных таблиц, а ее записи могут содержать отфильтрованные и отсортированные записи таблиц, на основании которых формировался запрос.

Основными типами запросов являются:

Запросы на выборку — информация получается из таблиц на основе заданного критерия.

Перекрестные запросы — используется критерий, задаваемый для группировки данных таблицы в табличном формате. Перекрестные запросы наиболее сложны в использовании, но очень полезны в ряде ситуаций.

Итоговые запросы – выполняются вычисления по всем записям какого-либо числового поля.

Создание запроса

Запросы могут создаваться двумя способами: “вручную” и с помощью мастеров запроса. Имеется четыре мастера запросов:

— мастер простых запросов;

— мастер перекрестных запросов;

— мастер повторяющихся записей;

— мастер записей без подчинения.

Следуя выше приведенным рекомендациям, рассмотрим способ создания запросов “вручную”. Для этого:

В окне БД на закладке “Запросы” нажать кнопку “Создать”. В окне “Новый запрос” выбрать “Конструктор” и нажать кнопку “ОК”. Открывается окно бланка запроса. Бланк запроса состоит из 2-х областей. В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован. Эти таблицы выбираются из окна «Добавление таблицы», открывающегося на панели инструментов кнопкой “Добавление таблицы”.

Нижняя область бланка разбита на столбцы — по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы. Для заполнения этих столбцов в верхней области бланка щелкают двойными щелчками на названиях полей, необходимых для результирующей таблицы (запроса) при этом автоматически заполняются столбцы в нижней области бланка. Формируется структура запроса: заполняются строки: “Поле”, “Имя таблицы”, из которой выбрано это поле.

Если необходимо, чтобы отобранные данные были упорядочены по какому-либо полю, применяют сортировку. Для этого в нижней области бланка имеется специальная строка «Сортировка». При щелчке на этой строке открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В результирующей таблице данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки. Возможна многоуровневая сортировка: сразу по нескольким полям. В этом случае данные сортируются по полям слева направо.

В строке Вывод на экран по умолчанию все поля, включенные в запрос, выводятся на экран, но это не всегда целесообразно. Сброс флажка «Вывод на экран» запрещает отображение содержимого данного поля на экране.

В строке Условие отбора задается критерий (индивидуальное условие) для каждого поля, по которому выбираются данные из полей таблиц. Символы, используемые при задании критериев отбора:

— > (больше), К. Это значит в поле «ФИО» будут выбраны фамилии, начинающиеся на буквы от К до Я.

б) Условие отбора по числовому полю «Цена» задано

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector