Foreversoft.ru

IT Справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Работа с субд access

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Основные задачи для базы данных Access рабочего стола

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Базы данных Access на компьютере помогут вам хранить и отслеживать практически с любого типа данных, например запасов, контакты или бизнес-процессов. Давайте подробное описание пути, которые можно использовать для создания базы данных Access, добавьте в нее данные и затем изучить следующие шаги по направлению к настройке и использованию новой базы данных.

В этой статье

Выбор шаблона

Шаблоны Access содержат встроенные таблицы, запросы, формы и отчеты, готовые к работе. Доступные шаблоны — первое, что вы видите при запуске Access, а дополнительные варианты можно загрузить из Интернета.

В Access на вкладке Файл выберите команду Создать.

Выбор шаблона базы данных рабочего стола и введите имя в поле Имя файла . базы данных (Если вы не видите шаблона, который будет работать для вас , использовать Поиск шаблонов в Интернете поле.)

Можно использовать расположение по умолчанию, указанное под полем Имя файла, или выбрать другое, щелкнув значок папки.

Нажмите кнопку Создать.

В зависимости от выбранного шаблона, до начала работы вам, возможно, нужно будет выполнить какие-либо из перечисленных ниже действий.

Если Access отображает диалоговое окно Вход с пустым списком пользователей:

Нажмите кнопку нового пользователя.

Заполните форму Сведения о пользователе.

Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Выберите только что имя пользователя введены и нажмите кнопку входа.

Если Access отображает сообщение Предупреждение системы безопасности в панели сообщений, а также шаблон из надежного источника, нажмите кнопку Включить содержимое. Если база данных требует входа в систему, войдите в систему.

Создание базы данных с нуля

Если ни один из шаблонов вам не подходит, вы можете начать с пустой базы данных на компьютере.

В Access выберите команду Создать, а затем — пункт Пустая база данных рабочего стола.

Введите имя базы данных в поле Имя файла.

Можно использовать расположение по умолчанию, указанное под полем Имя файла, или выбрать другое, щелкнув значок папки.

Нажмите кнопку Создать.

Добавление таблиц

В базе данных данные сохраняются в несколько связанных таблиц. Чтобы создать таблицу:

При открытии базы данных в первый раз, вы увидите пустой таблицы в режиме таблицы, где можно добавить данные. Чтобы добавить другую таблицу, перейдите на вкладку Создать > Таблица. Можно начать вводить данные в пустое поле (ячейка) или Вставка данных из другого источника, например книгу Excel.

Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните его заголовок и введите новое имя.

Совет: Рекомендуется выбирать значимые имена, чтобы определять назначение полей, не изучая их содержимое.

Нажмите Файл > Сохранить.

Чтобы добавить другие поля, начните вводить текст в столбце Щелкните для добавления.

Чтобы переместить столбец, выделите его, щелкнув заголовок, и перетащите в нужное место. Вы можете проделать эту операцию и с несколькими смежными столбцами.

Копирование и вставка данных

Вы можете скопировать данные из другой программы, например Excel или Word, и вставить их в таблицу Access. Лучше всего, если они организованы в столбцы. Если данные находятся в текстовом редакторе, например Word, перед копированием разделите столбцы данных с помощью табуляции или преобразуйте данные в таблицу.

Если данные нужно изменить, например разделить полные имена на имена и фамилии, сделайте это в исходной программе.

Откройте источник и скопируйте данные (CTRL+C).

Откройте таблицу Access, в которую вы хотите добавить данные, в режиме таблицы и вставьте данные (CTRL+V).

Дважды щелкните заголовок каждого из столбцов и укажите значимые имена.

Выберите файл > Сохранить и присвойте имя новой таблицы.

Примечание: В зависимости от того, какие данные вы вставляете в первой строке столбца, Access присваивает каждому полю тип данных. Следите за тем, чтобы данные в остальных строках относились к тому же типу.

Импорт или связывание данных

Вы можете импортировать данные из других источников или можно связать данные из Access без перемещения информацию из которой он хранится. Связывание может быть хорошим вариантом при наличии нескольких пользователей, обновление данных и вы хотите убедиться, что вы видите последнюю версию, или если вы хотите сохранить дисковое пространство. Вы можете ли вы хотите связать с или импортировать данные для большинства форматов. Импорт или связывание с данными из другой базы данных Access более подробные сведения.

Процесс немного различается в зависимости от источника данных, но всегда начинается с описанной ниже процедуры.

На Внешних данных нажмите кнопку Формат данных, вы будете импорта или связывания с. Если вы не видите необходимый формат, нажмите кнопку Дополнительные .

Примечание: Если его все равно нет, возможно, вам понадобится сначала экспортировать данные в формат файла, поддерживаемый Access (например, в текстовый файл с разделителями).

Следуйте инструкциям в статье диалоговое окно « Внешние данные ».

При связывании некоторые форматы доступны только для чтения. Ниже перечислены внешние источники, данные которых можно импортировать или связывать.

Методическое пособие по информатике на тему «Основы работы в СУБД Access 2010»

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

Тема: Основы работы в СУБД Microsoft Access 2010

Цель: Познакомить с основными понятиями. Сделать постановку задачи для изучения A ccess . Создать контрольный пример в ручном варианте по заданной задаче.

Материал для изучения

База данных (в широком смысле) – совокупность сведений о конкретных объектах в какой-либо предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных и языковых средств для создания баз данных, поддержки их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

В СУБД поддерживаются различные модели данных (Реляционные, Иерархические, Сетевые)

В СУБД для персональных компьютеров поддерживается преимущественно реляционная модель базы данных. Все данные в реляционной БД представлены в виде двумерных таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью. Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем.

В таблицах должны сохранять все данные, необходимые для решения задач предметной области. Причем каждый элемент данных должен храниться только в одном экземпляре.

Для однозначного определения (идентификации) каждой записи таблица должна иметь уникальный (первичный) ключ. По значению ключа таблицы отыскивается единственная запись в таблице. Значение уникального ключа не может повторяться в нескольких записях. Ключ может быть простым — состоять из одного поля и составным – состоять из двух и более полей.

Самая популярная на данном этапе СУБД Microsoft A ccess . Как все СУБД для компьютеров – это реляционная база данных.

База данных в Microsoft A ccess – это файл, который служит для хранения данных об объектах в СУБД. Обычно создается для одной конкретной прикладной задачи.

Основные объекты базы данных: таблицы, схема данных, формы, запросы, отчёты, страницы, макросы, модули.

С последними тремя объектами работают программисты.

Страницы доступа к данным являются диалоговыми Web -страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать , редактировать и вводить в базу данных, работая в окне браузера.

Макросы позволяют автоматизировать некоторые действия в приложении пользователя. Макрос является программой, состоящей из последовательности макрокоманд, которая выполняется при наступлении некоторого события в объекте приложения или его элементе управления. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.

Модули содержат процедуры на языке Visual Basic for Applications .

Таблицы — это объекты, предназначенные для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

Форма — это объект, предназначенный для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода и изменения данных в полях таблицы.

Запрос — это объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Отчет — это объект, предназначенный для печати данных.

Для запуска СУБД A ccess выполняют

Пуск Программы – MS Office 2010 – Microsoft Access

После этого появляется окно, в котором вы открываете имеющеюся или создаете новую базу данных.

Создание базы данных на рисунке. Здесь мы определяем, где будет храниться наша база данных, имя базы данных.

Меню содержит основные пункты (вкладки):

файл – работа с файлами (открытие, сохранение, создание, печать),

главная — режимы открытия объектов, работа с буфером обмена, оформление текста и т.д

создание – создание объектов базы данных разными способами

внешние данные – импорт – экспорт данных,

работа с базами данных – сервисные возможности, связи и анализ данных и т.д.

Дополнительные пункты меню (вкладки) меняются в зависимости от выбранного объекта базы данных.

Надо отметить особенность работы в СУБД A ccess , что база данных и все ее объекты автоматически сохраняются и хранятся в одном файле. Файл создается на этапе создания базы данных и имеет расширение mdb (для ACCESS 95, XP ) и accdb (для ACCESS от 2007).

После чего открывается окно, в левой части которого представлен список всех типов объектов, которые могут создаваться в базе данных A ccess (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). Рабочее поле окна базы данных предназначено для работы с открытыми объектами в режиме просмотра или редактирования. Основные режимы создания объекта – конструирование и с помощью мастера.

В верхней части окна представлен ряд кнопок, имеющих указанное ниже назначение.

Открыть – позволяет открыть выделенный объект.

Просмотреть – позволяет просмотреть выбранный отчет.

Запустить – позволяет запустить на выполнение выбранный макрос или модуль.

Конструктор – позволяет перейти в режим доработки любого ранее созданного объекта.

Создать — позволяет приступить к созданию нового объекта любого выбранного типа.

Для изучения темы мы рассмотрим задачу об учебном процессе.

В базе данных Успеваемость хранится информация о зимней сессии для трех групп по пяти предметам. В каждой группе по 5 человек. Необходимо выдать ведомости сдачи экзаменов для каждой группы с подсчетом среднего балла по предмету; выдать страницу зачетной книжки для каждого студента с подсчетом среднего балла для начисления стипендии.

Для решения задачи необходимо создать и заполнить базу данных Успеваемость. Она будет состоять из следующих таблиц: Студент, Предмет, Ведомость.

Например, в таблицах будут храниться следующие данные:

Работа с СУБД MS Access

Основные понятия и этапы разработки базы данных в СУБД MS Access

В мире насчитывается более 50 видов СУБД для персональных компьютеров. Одной из наиболее распространенных в России является MS Access, входящий в комплект Microsoft Office, представляющий собой простое, но мощное средство хранения и обработки данных.

Рассмотрим основные понятия теории реляционных баз данных.

Таблица — это основной объект базы данных, предназначенный для хранения элементарных данных, состоящий из записей (строк) и полей (столбцов).

Элементарное данное — единица данных, описывающая один признак (характеристику) одного объекта предметной области. Например, фамилия конкретного читателя или название конкретной книги в библиотечной базе данных. Его аналогом в структуре двумерной таблицы является информация, расположенная в одной ячейки таблицы.

Поле — совокупность логически связанных элементарных данных, описывающих один и тот же признак для всех объектов предметной области. В структуре двумерной таблице его аналогом является столбец.

Запись — это совокупность логически связанных элементарных данных, описывающих все признаки одного объекта предметной области. Например, все данные об одном издании. В структуре двумерной таблицы ее аналогом является строка (рис. 6.1).

Рис. 6.1. Основные структурные элементы БД

Следует отметить, что если в базе данных не содержится никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Хотя данных и нет, но информация в базе есть — это структура базы данных, которую образуют заданные поля. Изменив состав полей или их свойства, мы изменим структуру базы данных.

Кроме этого поля базы данных определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей базы данных, созданных с помощью СУБД MS Access.

Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц). Имя поля может содержать до 64 символов (буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки, восклицательного знака, квадратных скобок). Имя поля не может начинаться с пробела.

Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном ноле. О типах нолей более подробно будет рассказано ниже.

Размер поля — определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю. Например, календарную дату можно записать в различном формате: 01.01.06, 01/01/06, 01-01-06 и т.д.

Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля. Если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля.

Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически.

Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных. Это средство автоматизации ввода используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты.

Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле данных, не удовлетворяющих условиям, заданным в свойстве Условие на значение.

Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных. От свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к текстовым.

Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Следует помнить, что поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Например, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видеоклипов и других объектов OLE, из вышеуказанных свойств имеют смысл только свойства Обязательное поле и Подпись.

Типы данных. Рассмотрим типы данных, работу с которыми допускает СУБД MS Access и некоторые особенности свойств этих типов данных.

Короткий текст тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Длинный текст — специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 63 999 символов). Физически сам текст не хранится в поле таблицы. Он хранится в другом месте базы данных, а в ноле хранится только указатель на него.

Числовой тип данных для хранения действительных чисел. Используя свойство Размер поля, можно установить различный диапазон значений числовых полей (табл. 6.2).

Размеры числовых полей

-2 147 483 648. +2 147 483 648

Одинарное с плавающей точкой

Вещественные числа с точностью до семи знаков после запятой

Двойное с плавающей точкой

-1,797693134862320?#— +1,7976931348623 E308

Вещественные числа с точностью до 15 знаков после запятой

Вещественные числа с заданной точностью (по умолчанию точность составляет 18 знаков после запятой)

Дата и время тин данных для хранения календарных дат и текущего времени. В табл. 6.3 приведены различные форматы даты и времени.

Денежный тип данных для записи денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности, связанные с правилами округления.

Форматы дат и времени

Полный формат даты

Длинный формат даты

19 октября 1997 г.

Средний формат даты

Краткий формат даты

Длинный формат времени

Средний формат времени

Краткий формат времени

Счетчик — специальный тин данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием, используемый, например, для порядковой нумерации записей.

Логический — тип для хранения логических данных, которые могут принимать только два значения, например, Да или Нет, Истина или Ложь, Вкл или Выкл.

Поле объекта OLE — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов, например, мультимедийных, вставляемых внедрением или связыванием (OLE). Реально такие объекты в таблице не хранятся. Они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них.

Гиперссылка — специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке по ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок — это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

Рассмотрим этапы разработки базы данных в СУБД MS Access.

На первом этапе разработки необходимо определить назначение базы данных и как она будет использоваться.

По мере определения целей использования базы данных начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных, и по каким темам эти данные распределяются.

Так, например, создавая библиотечную базу данных, следует собрать данные об имеющихся изданиях (шифр в каталоге, автор, название, год и место издания, рубрика тематического классификатора и др.) и данные о читателях (номер читательского билета, ФИО, адрес, телефон, паспортные данные и др.). Темам будут соответствовать отдельные таблицы — Каталог (перечень всех книг) и Читатель (список абонентов библиотеки). Все заказы на имеющиеся в библиотеки издания будут храниться в таблице Заказ.

Второй этап разработки БД связан с определением структуры каждой таблицы — описании нужных полей в таблицах базы данных. Каждое поле содержит определенные фактические данные. Например, в таблице Заказ библиотечной базы данных должны быть поля, в которых содержатся такие данные как номер заказа, номер читательского билета, шифр заказанного издания, дата выдачи.

На третьем этапе для дальнейшего связывания сведений, хранящихся в разных таблицах, в каждой таблице базы данных должно быть определено поле или набор полей, однозначно определяющих запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом. В пашем примере ключом в каталоге книг является его шифр, в списке читателей — номер читательского билета, в таблице заказов — номер заказа.

На четвертом этапе проектирования базы данных определяются связи между таблицами. Необходимо выбрать способ, которым СУБД будет вновь объединять разбитые по таблицам сведения.

В СУБД MS Access есть возможность установить связи следующих типов: «один-к-одному» (1:1), «один-ко-многим» (1: °°) и «многие-ко-многим» (оо;оо). Связь между таблицами организуется на основе общего поля. Общее поле обязательно присутствует в обеих связываемых таблицах, причем в таблице на стороне «один» оно обязательно является ключевым, и его значения не повторяются. Значения этого поля на стороне «многие» могут повторяться.

Например, таблицы Заказ и Читатель будут связаны по полю Номер билета. В таблице Читатель номер билета будет встречаться только один раз, и это будет ключевое поле, однозначно определяющее запись. А в таблице Заказ оно может встречаться много раз, т.к. один читатель, как правило, делает больше одного заказа различных изданий.

У связи два основных назначения. Первое — обеспечение целостности данных, а второе — автоматизация задач обслуживания базы.

Обеспечение целостности данных — это наличие средств, позволяющих удостовериться, что база данных всегда остается корректной и полной. Представим, например, что в таблице Читатель библиотечной базы удалена запись об одном из абонентов библиотеки, но не сделано это в таблице Заказ, где фиксируются все заказы на литературу. Получится, что согласно таблице Заказ некто, не имеющий ни имени, ни адреса, а только абстрактный номер читательского билета, сделал заказ. Узнать по номеру читательского билета, кто же это был на самом деле, будет невозможно — произошло нарушение целостности данных.

Таким образом, при описании связей между таблицами следует обеспечить целостность данных, что позволяет избежать ошибок при удалении записей из главной таблицы (откуда связь) и вводе данных в связанную таблицу (куда связь). Для этого необходимо адекватно обрабатывать главные и связанные таблицы. Вручную сделать это чрезвычайно трудно, поэтому и нужны средства автоматизации. Связь между таблицами позволяет:

  • • либо исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц;
  • • либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически (и абсолютно корректно) произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.

На пятом этапе производится ввод данных и создание других объектов базы данных (запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули), необходимых для ее функционирования.

Рассмотрим более подробно объекты MS Access и технологию их создания и использования.

Читать еще:  Как сделать отбор в access
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector