Foreversoft.ru

IT Справочник
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Примеры баз данных access 2020

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Примеры баз данных access 2020

Рассмотрим основное отношение, соответствующее теме «Деятельность музея»:Код экспоната, Наименование, Код зала, Дата поступления, Автор, Материал, Техника, Наименование зала, Код ответственного, Код сотрудника, ФИО, Оклад, Должность, Код экскурсии, Время проведения, График, Срок действия. Данное отношение находится в первой нормальной форме, поскольку все его атрибуты являются неделимыми и имеет составной ключ: Код экспоната, Код зала, Код сотрудника, Код экскурсии.

Приведение отношения к третьей нормальной форме

Некоторые атрибуты зависят только от части составного ключа. Устраним частичную зависимость и переведем это отношение во вторую нормальную форму путем декомпозиции основного отношения на следующие отношения:
1) Код экспоната, Наименование, Код зала, Дата поступления, Автор, Материал, Техника
2) Код зала, Наименование зала, Код ответственного
3) Код сотрудника, ФИО, Оклад, Должность
4) Код экскурсии, Время проведения, График, Срок действия, Код ответственного, Стоимость.
Отношения 1,2,3 и 4 находятся в третьей нормальной форме, поскольку они находятся во второй нормальной форме, и каждый неключевой атрибут нетранзитивно зависит от первичного ключа.
Итак, спроектировали 4 таблицы.

Определение ключей и создание связей схемы связей.

Определим первичные и внешние ключи в таблицах и необходимые связи между атрибутами таблиц для обеспечения целостности БД.
В 1-ой таблице первичный ключ — Код экспоната. Атрибут Код зала является внешним ключом к таблице 2. Во 2-ой таблице первичный ключ- Код зала. Атрибут Код ответственного является внешним ключом по отношению к таблице 3. В 3-ей таблице первичный ключ- Код сотрудника. В 4-ой таблице первичный ключ — Код экскурсии, атрибут Код ответственного является внешним ключом по отношению к таблице 3.
Создадим схему связей между атрибутами таблиц для обеспечения целостности БД.

Создание файла базы данных в СУБД Microsoft Access 2003 .

Создадим файл спроектированной БД в СУБД Microsoft Access 2003. Для этого запустим программу Microsoft Access 2003, выберем в окне команду Создать файл, затем в окне Создание файла выберем пункт Новая база данных и укажем диск, каталог и имя «Деятельность музея».
Создадим таблицы, для этого выберем объект Таблицы и кнопку Создать. В режиме Конструктор создадим таблицы со следующей структурой:

Изменение структуры таблиц с помощью SQL запроса

С помощью SQL-запроса изменим структуру таблицы Залы. Добавим атрибут Площадь, тип данных – числовой.
ALTER TABLE Залы ADD COLUMN Площадь FLOAT;

Внесение данных в таблицы.

В окне базы данных выберем объект Таблицы, установим курсор на нужную таблицу и нажмем кнопку Открыть. В режиме Таблицы введем записи в таблицы:

Изменение данных с помощью SQL запросов в MS Access

Запрос на добавление данных в таблицу Залы:
INSERT INTO Залы ( [Код зала], Наименование, [Код ответственного], Площадь )
VALUES (6, «Серебряный», 1, 145);

Запрос на удаление данных из таблицы Сотрудники Удалим записи с фамилией сотрудника, содержащей « Мечникова»:

DELETE ФИО
FROM Сотрудники
WHERE ФИО LIKE “Мечникова”;

Запрос на обновление данных. В таблице Издания увеличим стоимость объявлений изданий с кодами 1711 и 1712.

UPDATE Сотрудники SET Оклад = Оклад*1.2
WHERE (Сотрудники.Должность Like «*контроллер»);

Запрос на создание таблицы Расписание:

SELECT Экскурсии.[Время проведения], Экскурсии.График, Сотрудники.ФИО INTO Расписание
FROM Сотрудники INNER JOIN Экскурсии ON Сотрудники.[Код сотрудника] = Экскурсии.[Код ответственного];

Приведем примеры БД.

Системы управления базами данных

Системой управления базами данных (СУБД) называют комплекс языковых и программных средств создания, ведения и использования БД. Для персональных компьютеров используют реляционные БД, основанные на табличном представлении данных. СУБД позволяет пользователю выполнять следующие действия:

· формировать структуру БД, редактировать ее;

· вводить конкретную информацию, изменять ее;

· манипулировать данными, находить информацию, отвечающую некоторым критериям;

Приведем примеры БД.

Правовые системы и базы данных предназначены для хранения и регулярного обновления сборников нормативных документов и подзаконных актов. Экономические реформы, проводимые в нашей стране, сопровождаются значительными изменениями законов и нормативных актов, инструкций. С этими документами работают не только юристы, но и руководители и специалисты должны постоянно иметь возможность просмотреть быстро меняющиеся требования, нормативы. В этом классе представлены отечественные информационно-правовые и справочные системы “Кодекс”, “Консультант Плюс”, “Гарант-Сервис”, “Кодекс”, “Консультант-Бухгалтер”.

Система “Консультант Плюс” позволяет вести поиск документов по официальным реквизитам или отдельным словам, по тематическому рубрикатору, по ключевым словам.

Компания “Гарант” имеет колоссальный информационный банк, охватывающий весь спектр российского законодательства и основные нормы международного права. Все документы представлены в действующей редакции, новая информация поступает ежедневно, еженедельно обновляется весь банк данных. Работа с БД производится в гипертекстовой среде с перекрестными ссылками и мощными поисковыми инструментами.

Рассмотрим СУБД Microsoft Access как наиболее популярное приложение, используемое для обучения. Приложение Microsoft Access работает на отдельном компьютере или в небольшой локальной сети. С помощью СУБД, ориентированной на персональный компьютер, можно создать небольшую личную БД или БД для небольшой организации. Система MS Access позволяет, не прибегая к программированию, выполнять основные действия с данными, расположенными в таблицах. Программа имеет стандартный для продуктов Microsoft интерфейс.

База данных приложения MS Access включает в свой состав таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Таблица— основная единица хранения данных в базе. Это понятие соответствует реляционной модели данных. Таблица состоит из записей и полей. Данные в таблице можно просматривать и модифицировать, сортировать и фильтровать, распечатывать. В базе создается совокупность связанных между собой таблиц. MS Access позволяет создавать связи типа “один к одному” и “один ко многим” с помощью схемы данных. Таблица — главный объект БД, остальные объекты являются производными от нее.

Формасоздается для удобного ввода, отображения и изменения данных в полях таблицы.

Запроспозволяет выбрать данные из БД, удовлетворяющие некоторому условию, обновить, добавить, удалить данные. Запрос может выбрать данные из различных таблиц. Результат будет получен так же в табличном виде.

Отчетпредназначен для вывода на печать информации, сформированной из таблиц и запросов.

Страницыпубликуют БД в Web для использования ее в локальных сетях и Интернете. Пользователи работают на страницах, так же как в приложении: просматривают таблицы, выполняют запросы.

Макросзадает автоматическое выполнение некоторых операций с помощью макрокоманд, например, “Печатать”, “НайтиЗапись”.

Модульсостоит из процедур на языкеVBA и автоматизирует некоторое действие, которое стандартными средствами приложения MS Access выполнить затруднительно. VBA (Visual Basic for Applications) — язык программирования высокого уровня для создания приложений Windows. Модули используют для решения более сложных задач, которые не под силу макросам.

Построим пример базы данных учащихся в школе средствами СУБД MS Access.

База данных учащихся должна являться частью общей базы данных информационной системы образовательного учреждения. Такая база данных содержит сведения об учащихся и их родителях, о сотрудниках, учебный план, электронные классные журналы, расписание уроков и факультативных занятий, распоряжения и отчеты, методические и образовательные ресурсы. Общая база данных является одним из компонентов информационной системы, который обеспечивает управление образовательным процессом, обучающимися, кадрами, ресурсами и предоставляет возможность интерактивной связи участникам этого процесса.

Рассмотрим упрощенный вариант школьной базы данных, причем обратим внимание только на ту ее часть, которая относится к учащимся.

Разработку БД начнем с проектирования. Так как MS Access использует реляционную модель данных, информацию расположим в трех следующих таблицах — Классы, Классный руководитель, Ученики:

Так как мы рассматриваем небольшой пример, то естественно, что в таблицах отражена только небольшая часть реальной информации. Например, в таблице Ученики следовало бы внести не только фамилии учеников, но и имена, и другие личные данные.

Эти три таблицы должны образовать единую систему, поэтому они взаимосвязаны:

Здесь присутствуют два типа связи: “один к одному” и “один ко многим”.

Таблицы Классы и Классный руководитель объединяет связь типа “один к одному”, она на рисунке обозначена одинарной стрелкой. При этом типе связи две таблицы можно было бы объединить в одну таблицу, так как одной записи в одной таблице соответствует одна запись в другой таблице. Информация разделена на две таблицы, так как одна таблица содержала бы слишком много полей и с ней было бы неудобно работать. Эти таблицы находятся на одном уровне иерархии.

Таблицы Классы и Ученики объединяет связь типа “один ко многим”, она обозначена двойной стрелкой. Например, в одном классе обучается несколько учеников, но каждый ученик может обучаться только в одном классе. Поэтому одной записи в таблице Классы соответствует несколько записей в таблице Ученики. Это связь между соседними уровнями иерархической структуры.

Приступим к созданию БД в приложении MS Access. После запуска программы и создания файла новой БД следует построить структуру таблиц и заполнить таблицы данными. Структуру таблиц можно задать с помощью Конструктора. На рисунке показано окно Конструктора при определении структуры таблиц Классы:

Изображение ключа указывает на ключевое поле. Аналогично определим структуры таблиц Классный руководитель и Ученик:

Обратим внимание на то, что в таблице Классный руководитель поле Наличие почетного_зван имеет логический тип.

Заполним таблицы данными:

На следующем этапе определим связи между таблицами, используя Схему данных:

Здесь отражены два типа связи. Связь “один к одному” между таблицами Классыи Классный руководитель производится через общий главный ключ “Название класса”. Связь “один ко многим” между таблицами Классы и Ученик создана с помощью главного ключа “Название класса” таблицы Классы и одноименного поля таблицы Ученик.

Программа MS Access, обеспечивая целостность данных, препятствует удалению и изменению связанных данных. Изменение ключевого поля в первичной таблице приведет к автоматическому изменению ключей в связанных записях. Удаление записей из первичной таблицы вызовет соответствующее удаление записей в связанной таблице. Для этого при создании связи следует установить флажки Каскадное обновление связанных данныхи Каскадное удаление связанных данных.

Для поиска информации в БД создают запросы. Запрос позволяет манипулировать данными БД: выбирать данные по некоторому условию, сортировать, обновлять, удалять и добавлять данные в БД. Простейшим является запрос на выборку. Результатом запроса на выборку будет таблица, которая содержит поля, удовлетворяющие условиям отбора.

В нашем примере Запрос 1 позволяет получить список учеников с домашними адресами, которые обучаются в классе 1а. Создадим этот запрос в конструкторе, в качестве исходной таблицы укажем таблицу Ученик, в строкеУсловие отбора в поле Название класса зададим условие “1а”:

Далее получим результат выборки в таблице:

Второй запрос выводит фамилии классных руководителей, которые не имеют почетного звания. Он основан на таблице Классный руководитель. Поле Наличие почетного_зван имеет логический тип, поэтому в строку Условие отборавнесена константа Нет:

Запрос может быть многотабличным. Запрос 3 выводит поля Название класса, Профиль из таблицы Классы, и поле Фамилия из таблицы Классный руководитель, при этом поставлено условие, что класс имеет математический профиль.

Ответ можно просмотреть в режиме таблицы:

В заключение нашего примера приготовим отчет. Отчеты предназначены только для вывода информации на печать. Напечатаем фамилии учеников и их домашние адреса, основываясь на таблице Ученик. Выберем создание отчета с помощью мастера и, следуя его указаниям, получим следующий отчет:

|следующая лекция ==>
Методы оценки экономической эффективности принятия и реализации управленческих решений|Воздействия на почвы

Дата добавления: 2017-12-05 ; просмотров: 12632 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Готовые шаблоны для MS Access: где скачать?

Если вы только начинаете работу с MS Access или хотите сэкономить время, вы можете использовать бесплатные шаблоны баз данных. Где их скачать, расскажем в этой статье.

Создание баз данных Access по шаблону оптимально для начинающих пользователей — как для наработки навыка, так и при разработке первой собственной базы данных. Шаблоны Access позволяют сэкономить много усилий, потому что в них уже включены запросы, связи, формы, макросы и отчеты в дополнение к соответствующим таблицам. Рассказываем, где их найти.

Оффлайн-шаблоны баз данных для Access

Для начала следует упомянуть, что Microsoft уже заблаговременно позаботилась об удобстве пользователей и включила в Access несколько шаблонов. Поэтому простейший способ достать шаблон для своей будущей БД — использовать встроенный. Процедура, описанная ниже, относится к Access 2010:

  1. Перейдите на вкладку Создать, а затем выберите Примеры шаблонов.
  2. В разделе Доступные шаблоны выберите шаблон базы данных, который больше всего соответствует вашим потребностям. Естественно, любой из них потом можно будет настроить в соответствии с вашими пожеланиями.
  3. Теперь введите имя файла. При необходимости вы можете изменить местоположение хранилища.
  4. После этого создайте новую базу данных Access, нажав Создать.

MS Access: где скачать дополнительные шаблоны?

Если вы не нашли подходящий шаблон среди предустановленных, то можете попробовать скачать шаблоны для Access из Интернета. К сожалению, количество загрузочных порталов, предоставляющих такие шаблоны, невелико, особенно в Рунете.

    Microsoft Templates

Для тех, кто владеет языками, существует сайт, Microsoft Templates. Он предлагает хорошую коллекцию бесплатных англоязычных шаблонов для любых продуктов Office, включая Access. Сайт содержит качественную подборку баз данных Access, разбитых по категориям — бизнес, нон-профит, для использования в образовании и так далее. Помимо этого, на сайте доступны шаблоны для Word, Excel, PowerPoint и других программ из офисного пакета MS.

  • Существует огромная англоязычная коллекция шаблонов для Microsoft Access — Access Templates. Сайт предлагает солидное количество шаблонов баз данных Access для самых различных отраслей, от образования и медицины до бухучета и программирования. Шаблоны сорируются по версиям Access, дате, популярности. Однако, для полноценного скачивания требуется платная регистрация, которая стоит $88 и достаточно неудобна для России, так как работает через PayPal. В шаблонах, скачанных бесплатно, будут заблокированы таблицы (впрочем, разблокировка — вопрос умения).
  • На русском языке существует неплохой проект Access Help. Несмотря на коммерческую направленность проекта, его создатели свободно выкладывают примеры созданных ими баз в Интернет, чтобы их мог использовать любой желающий. Для скачивания доступны готовые базы данных Access для самых разных организаций, особенно для бизнеса.
  • Читать еще:  Типы связей между таблицами в access
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector