Foreversoft.ru

IT Справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Мастер таблиц в access 2020

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Вставка таблицы в форму

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Объект в режиме таблицы — это простое представление данных, упорядоченных по строкам и столбцам. При двойном щелчке таблицы в области навигации Access отображает таблицу в виде таблицы. Из-за компактного представления данных в виде таблиц, которые используются в качестве подчиненных форм для отображения данных на стороне «многие» отношение «один-ко-многим», удобно работать с данными. В этой статье описано, как добавлять таблицы в формы в Access.

В этой статье

Просмотр примера таблицы в форме

Предположим, требуется создать форму, в которой отображаются данные о категориях продуктов, а также все продукты в этих категориях. Данные в таблице Categories представляют сторону «один» отношения, а данные в таблице «товары» — сторону «многие» в отношении. Каждая категория может содержать множество продуктов.

1. В основной форме отображаются данные на стороне отношения «один».

2. в таблице показаны данные на стороне отношения «многие».

Перетаскивание таблицы в форму

Самый быстрый способ добавить существующую таблицу в форму: Откройте форму в режиме конструктора, а затем щелкните, удерживайте кнопку мыши и перетащите существующую форму из таблицы из области навигации в область конструирования формы.

Если вы правильно настроили связи перед выполнением этой процедуры, Access автоматически задает для полей «дочерний элемент» ссылки «и» эталонные поля «правильные значения, которые будут связывать главную форму с таблицей.

Свойства подчиненных полей и основных полей ссылки пусты

Если приложению Access не удается определить, как связать элемент управления подчиненной формы с главной формой, она оставляет доЧерние поля ссылки и Основные поля элемента управления подчиненной формы пустыми. Эти свойства необходимо настроить вручную.

Вставка таблицы в существующую форму с помощью режима макета

Если вы уже определили связи между таблицами в базе данных, вы можете быстро добавить таблицу в существующую форму с помощью режима макета. При добавлении поля на стороне «многие» связи с формой, основанной на стороне «один» отношения, Access автоматически создает таблицу для отображения связанных записей.

Откройте существующую форму в режиме макета, щелкнув ее правой кнопкой мыши в области навигации, а затем выбрав в контекстном меню пункт режим макета .

Если область Список полей не отображается:

Нажмите клавиши ALT+F8.

На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите пункт Добавить существующие поля.

Обратите внимание, что в области список полей разбиваются на разделы: поля, доступные в этом представлении , а также поля, доступные в связанных таблицах. В нижней части области список полей в разделе поля, доступные в других таблицах, все таблицы, не связанные непосредственно с главной таблицей, не отображаются.

В разделе поля, доступные в связанных таблицах разверните таблицу с первым полем в таблице и перетащите поле в форму. Access создаст таблицу и добавит в нее поле.

Чтобы добавить дополнительные поля в новую таблицу, необходимо сначала выбрать ее, щелкнув таблицу. Обратите внимание, что Access упорядочивает область список полей , так что поля, доступные в таблице, находятся в верхней части страницы. В разделе поля, доступные для этого представления перетащите другие поля, которые вы хотите добавить в таблицу. При перетаскивании каждого поля в таблицу Access рисует строку вставки, чтобы показать, куда будет вставлено поле, когда вы отпустите кнопку мыши.

Продолжайте добавлять поля в главную форму или таблицу, сначала щелкая главную форму или таблицу, чтобы выделить ее, а затем перетащите поле из области список полей .

В разделе поля, доступные в других таблицах области список полей содержатся таблицы, которые не связаны непосредственно с таблицей или запросом, на котором основана выбранная форма. Если вы определили все допустимые связи между таблицами в окне «Схема данных», поля в разделе » Доступные в других таблицах » не являются допустимыми вариантами выбора для создаваемой формы. Если перетащить поле из этого раздела в форму, откроется диалоговое окно » Определение связи «. Прежде чем продолжить, необходимо ввести поле или поля, связывающие эти таблицы друг с другом. В этом случае область » список полей » больше не будет отсортирована на разделы в соответствии с предопределенными связями. В этом диалоговом окне лучше всего нажать кнопку Отмена и проверить связи между таблицами. Дополнительные сведения о связях можно найти в статье Создание, изменение и удаление связи.

Вставка таблицы в существующую форму с помощью режима конструктора

Используйте эту процедуру, чтобы добавить таблицу, которая основывается непосредственно на таблице или запросе, к существующей форме в режиме конструктора.

Откройте форму в режиме конструктора, щелкнув ее правой кнопкой мыши в области навигации и выбрав команду конструктор.

На вкладке конструктор в группе элементы управления , если выбран инструмент использовать мастера , щелкните его, чтобы он не выделен.

Почему это происходит?

При использовании мастер элементов управления подчиненной формы создает отдельный объект формы и формирует элемент управления подчиненной формы для этого объекта. С другой стороны, эта процедура создает таблицу, которая основывается непосредственно на таблице или запросе, а не на форме.

На вкладке Конструктор в группе Элементы управления выберите элемент Подчиненная форма/отчет.

В бланке формы щелкните в том месте, где вы хотите вставить таблицу в режиме таблицы.

Изменение положения и размера элемента управления подчиненной формы путем перетаскивания маркеров на краях и углах элемента управления.

Чтобы изменить присоединенную надпись для элемента управления подчиненной формы, сначала щелкните ее, дважды щелкните ее, чтобы выделить текст, а затем введите новую метку. Если вы хотите удалить метку, щелкните ее один раз, а затем нажмите клавишу DELETE.

Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.

Если элемент управления подчиненной формы не выделен, щелкните его один раз, чтобы выделить его.

На вкладке данные страницы свойств щелкните раскрывающийся список исходный объект и выберите таблицу или запрос, которые нужно отобразить в таблице. Например, если вы хотите отобразить данные из таблицы «заказы», нажмите кнопку таблица. заказы.

Если вы правильно настроили связи перед выполнением этой процедуры, Access автоматически задает для полей «дочерний элемент» ссылки «и» эталонные поля «правильные значения, которые будут связывать главную форму с таблицей.

Свойства подчиненных полей и основных полей ссылки пусты

Если приложению Access не удается определить, как связать элемент управления подчиненной формы с главной формой, она оставляет доЧерние поля ссылки и Основные поля элемента управления подчиненной формы пустыми. Задайте значения для этих свойств вручную, выполнив указанные ниже действия.

Откройте основную форму в режиме конструктора.

Щелкните элемент управления подчиненной формы один раз, чтобы выбрать его.

Если окно свойств в данный момент не отображается, нажмите клавишу F4.

На вкладке данные страницы свойств нажмите кнопку ( . ) рядом с полем свойства дочерние поля ссылки .

Будет открыто диалоговое окно Связь с полями подчиненной формы.

В раскрывающихся списках Основные поля и дочерние поля выберите поля, которые нужно связать с формами. Если вы не знаете, какие поля вы хотите использовать, нажмите кнопку предложить , чтобы получить доступ к полям связей. По окончании нажмите кнопку ОК.

Если вы не видите поле, которое вы хотите использовать для связывания форм, возможно, потребуется изменить источник записи главной или дочерней формы, чтобы убедиться в том, что поле находится в нем. Например, если форма основана на запросе, убедитесь в том, что связываемое поле присутствует в результатах запроса.

Сохраните основную форму и переключитесь в режим формы, чтобы убедиться в том, что она работает должным образом.

Сохраните форму, нажав кнопку сохранить на панели быстрого доступа или клавиши CTRL + S.

Переключитесь на представление формы и убедитесь в том, что таблица работает должным образом.

Различия между разделенной формой и формой, содержащей таблицу

Форма, содержащая таблицу, отображает данные из различных (но обычно связанных) источников данных. Например, форма может показывать сотрудников, и в ней может быть таблица, в которой отображаются все задачи, назначенные каждому сотруднику. Источник данных в таблице отличается от того, в какой форме она находится. Напротив, разделенная форма состоит из двух разделов (форма и таблица), но одни и те же данные отображаются в обоих разделах. Два раздела отслеживаются друг с другом и предоставляют два разных представления данных за один раз.

Дополнительные сведения о создании разделенной формы и работе с ней см. в статье Создание разделенной формы.

Создание таблиц и работа с ними

Создание таблиц простейшим способом

База данных , созданная с помощью мастера Создание баз данных (Database Wizard), имеет все компоненты, необходимые для хранения основных сведений о контактах. Предположим, однако, что компания «Все для сада» хотела бы хранить различные сведения для разных типов контактов. Например, помимо стандартной информации (именам, адресам и телефонам), компания хотела бы располагать следующими данными:

  • номером социальной страховки служащих, датой поступления на работу, семейным положением и уровнем оплаты;
  • сведениями о заказах клиентов и состоянии счетов;
  • именем представителя поставщика, текущим состоянием заказа и размерами скидки.

Можно, конечно, добавить недостающие поля в таблицу Контакты и ввести в них данные, которые требуются для каждого типа контактов. При этом, однако, многие поля останутся пустыми, а таблица неоправданно увеличится в размерах. Поэтому лучше воспользоваться другим решением — создать базу данных с отдельными таблицами для каждого типа контактов: сотрудников, клиентов и поставщиков.

Поскольку мастер Создание баз данных ( Database Wizard ) не обеспечивает подобную комбинацию, в этом упражнении вы создадите базу данных GardenCo, начав с пустой структуры, а затем добавите в нее несколько таблиц с помощью функции Мастер таблиц ( Table Wizard ). В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBSAccessChap10CreatingDb. Выполните следующие шаги.

  1. На панели инструментов щелкните на кнопке Создать (New), чтобы отобразить панель задачи Создание файла (New File).
  2. На панели задачи в разделе Создание (New) щелкните на кнопке Новая база данных (Blank Database).
  3. Перейдите к папке Office XP SBSAccessChap10CreatingDb, введите GardenCo в качестве имени базы данных и щелкните на кнопке Создать (Create).

Появится окно базы данных, которое не содержит ни таблиц, ни форм, ни запросов, ни каких-либо других объектов. (Можно убедиться, что база данных пустая, щелкнув на каждом типе объектов на панели объектов.)

Если щелкнуть на элементе списка Образцы таблиц (Sample Tables) в списке Образцы полей (Sample Fields) отобразятся все поля, доступные для этой таблицы. Чтобы переместить поле из списка Образцы полей (Sample Fields) в список Поля новой таблицы (Fields in my new table), нужно выделить его, а затем щелкнуть на кнопке >. Кнопка >> позволяет переместить сразу все образцы полей в новую таблицу. Кнопки >, чтобы скопировать все поля выделенной таблицы в список Поля новой таблицы (Fields in my new table), а затем щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следующей странице мастера.

На этой странице предлагается ввести имя таблицы и указать, должен ли мастер задать ключ таблицы. Ключ состоит из одного или нескольких полей таблицы, однозначно идентифицирующих запись.

Создание таблиц и работа с ними

Создание таблиц простейшим способом

База данных , созданная с помощью мастера Создание баз данных (Database Wizard), имеет все компоненты, необходимые для хранения основных сведений о контактах. Предположим, однако, что компания «Все для сада» хотела бы хранить различные сведения для разных типов контактов. Например, помимо стандартной информации (именам, адресам и телефонам), компания хотела бы располагать следующими данными:

  • номером социальной страховки служащих, датой поступления на работу, семейным положением и уровнем оплаты;
  • сведениями о заказах клиентов и состоянии счетов;
  • именем представителя поставщика, текущим состоянием заказа и размерами скидки.

Можно, конечно, добавить недостающие поля в таблицу Контакты и ввести в них данные, которые требуются для каждого типа контактов. При этом, однако, многие поля останутся пустыми, а таблица неоправданно увеличится в размерах. Поэтому лучше воспользоваться другим решением — создать базу данных с отдельными таблицами для каждого типа контактов: сотрудников, клиентов и поставщиков.

Поскольку мастер Создание баз данных ( Database Wizard ) не обеспечивает подобную комбинацию, в этом упражнении вы создадите базу данных GardenCo, начав с пустой структуры, а затем добавите в нее несколько таблиц с помощью функции Мастер таблиц ( Table Wizard ). В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBSAccessChap10CreatingDb. Выполните следующие шаги.

  1. На панели инструментов щелкните на кнопке Создать (New), чтобы отобразить панель задачи Создание файла (New File).
  2. На панели задачи в разделе Создание (New) щелкните на кнопке Новая база данных (Blank Database).
  3. Перейдите к папке Office XP SBSAccessChap10CreatingDb, введите GardenCo в качестве имени базы данных и щелкните на кнопке Создать (Create).

Появится окно базы данных, которое не содержит ни таблиц, ни форм, ни запросов, ни каких-либо других объектов. (Можно убедиться, что база данных пустая, щелкнув на каждом типе объектов на панели объектов.)

Если щелкнуть на элементе списка Образцы таблиц (Sample Tables) в списке Образцы полей (Sample Fields) отобразятся все поля, доступные для этой таблицы. Чтобы переместить поле из списка Образцы полей (Sample Fields) в список Поля новой таблицы (Fields in my new table), нужно выделить его, а затем щелкнуть на кнопке >. Кнопка >> позволяет переместить сразу все образцы полей в новую таблицу. Кнопки >, чтобы скопировать все поля выделенной таблицы в список Поля новой таблицы (Fields in my new table), а затем щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следующей странице мастера.

На этой странице предлагается ввести имя таблицы и указать, должен ли мастер задать ключ таблицы. Ключ состоит из одного или нескольких полей таблицы, однозначно идентифицирующих запись.

Читать еще:  Типы связей таблиц в access
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector